Une journée type de dirigeante de conciergerie Airbnb : les créneaux, ce qui se délègue à une assistante virtuelle et ce qui reste à gérer soi-même.
La journée type d'une dirigeante de conciergerie Airbnb se découpe en quatre temps : le matin pour les arrivées, les départs et les messages, la fin de matinée pour le terrain et les prestataires, l'après-midi pour les propriétaires, puis le pilotage et la préparation du lendemain. Une assistante peut prendre en charge les tableaux, les plannings, les confirmations, les relances et la mise en forme des comptes rendus. La dirigeante garde les décisions, la relation avec les propriétaires et tout ce qui se passe sur place. Une assistante personnelle virtuelle travaille sur vos consignes écrites, et vous restez celle qui décide à chaque étape.
Les premiers résultats français pour « gérer une conciergerie » mélangent des guides de création (statut, business plan, premières prestations), des vidéos et des listes d'habitudes ou de compétences. Ils décrivent bien ce qu'est une conciergerie, beaucoup moins ce que fait concrètement sa dirigeante d'un créneau à l'autre, et presque jamais ce qu'elle peut confier à quelqu'un d'autre. C'est l'objet de cet article. Le rythme réel dépend de votre nombre de logements, de la saison et de vos prestataires : prenez la journée ci-dessous comme un modèle à adapter, pas comme une norme.
Les horaires ci-dessous sont indicatifs et fictifs. Ils servent à repérer les moments où la dirigeante est indispensable et ceux où une préparation en amont lui ferait gagner du temps.
| Créneau | Activité | Qui fait quoi |
|---|---|---|
| 7 h 30 – 8 h 30 | Revue du jour : arrivées, départs, messages reçus, alertes | La dirigeante, à partir d'un tableau préparé la veille |
| 8 h 30 – 10 h 00 | Messagerie voyageurs et demandes des propriétaires | La dirigeante pour les échanges en direct ; l'assistante pour les messages courants à partir de modèles validés, pendant ses horaires |
| 10 h 00 – 12 h 00 | Terrain : ménage, linge, petits travaux, contrôle d'un logement | La dirigeante ou ses prestataires ; l'assistante prépare le planning et les confirmations |
| 12 h 00 – 14 h 00 | Pause et marge pour les imprévus | La dirigeante |
| 14 h 00 – 15 h 30 | Propriétaires : appels, nouveaux logements, contrats | La dirigeante |
| 15 h 30 – 17 h 00 | Pilotage : calendriers, reporting, facturation, avis | L'assistante prépare ; la dirigeante valide |
| 17 h 00 – 17 h 30 | Préparation du lendemain : arrivées, planning ménage | L'assistante prépare le tableau ; la dirigeante vérifie |
Le début de journée décide du reste. Si le tableau des arrivées et des départs est à jour avant 8 heures, la dirigeante sait en cinq minutes ce qui se joue aujourd'hui. Si elle doit le reconstituer depuis trois plateformes, elle y passe sa première heure. La préparation de ce tableau est une tâche idéale à confier : l'assistante le met à jour la veille à partir des calendriers (voir synchroniser les calendriers Airbnb, Booking et Abritel sans surbooking). Pour les arrivées elles-mêmes, la fiabilité tient surtout à vos procédures (voir check-in autonome : boîtes à clés, serrures connectées, procédures).
Pour la messagerie, un jeu de messages types validés évite de réécrire les mêmes réponses : réservation, instructions d'arrivée, départ, demande d'avis (voir 20 modèles de messages Airbnb : réservation, arrivée, départ, avis et messagerie voyageurs : répondre vite, 7 jours sur 7). Une assistante peut répondre aux questions courantes à partir de ces modèles, dans ses horaires de travail. Une demande urgente, un voyageur bloqué devant la porte ou un litige restent à la dirigeante ou à l'organisation d'astreinte que vous avez prévue (voir service client en conciergerie : procédures et astreintes).
C'est le créneau où la présence physique compte : contrôle d'un logement, remise en état, échange avec une équipe de ménage. L'assistante ne se rend pas dans les logements. En revanche, elle peut préparer le planning des interventions, envoyer les confirmations à vos prestataires et suivre les retours (voir planning ménage et linge : coordonner les prestataires et recruter et gérer ses prestataires de ménage). La dirigeante arrive sur le terrain avec une liste claire plutôt qu'avec un téléphone qui sonne.
Les propriétaires sont le cœur de l'activité : ils vous confient leur logement parce qu'ils vous font confiance. Les appels, la présentation d'un nouveau logement et les discussions de contrat restent à la dirigeante. Le reste du pilotage se prépare : reporting mensuel mis en forme à partir de vos chiffres, suivi des avis, brouillons de réponses (voir reporting mensuel aux propriétaires : modèle et gérer les avis Airbnb et y répondre). Les publications sur les réseaux sociaux suivent le même principe : brouillons préparés, validation par vous (voir déléguer la gestion de ses réseaux sociaux : guide pour PME). Quand le nombre de logements grandit, la journée type change : voir développer sa conciergerie : passer de 10 à 50 logements.
| Tâche | À déléguer | À garder |
|---|---|---|
| Tableau des arrivées et des départs, planning ménage | Mise à jour, mise en forme, rappels | Décisions sur les cas particuliers |
| Messagerie voyageurs | Réponses courantes à partir de modèles validés | Urgences, litiges, gestes commerciaux |
| Prestataires | Confirmations, relances, suivi des retours | Choix des prestataires, contrôle sur place |
| Propriétaires | Reporting mis en forme, relances de documents | Relation, contrats, prix, commission |
| Avis voyageurs | Brouillons de réponses, suivi | Validation des réponses sensibles |
| Facturation | Préparation des factures à partir de vos données | Validation, encaissement, règles légales |
| Réseaux sociaux | Brouillons, calendrier de publication | Validation, ton, choix des photos |
Cette répartition est un repère, pas une règle. Pour la liste complète des missions, voir assistante de conciergerie Airbnb : missions et intérêt. Les points juridiques (carte professionnelle, encaissement des loyers, contrats avec les propriétaires) dépendent de votre situation : voir conciergerie et loi Hoguet : faut-il une carte professionnelle ? et renseignez-vous auprès d'un juriste ou de la CCI.
Une journée de conciergerie est faite d'interruptions : un message, un appel, un imprévu. La méthode consiste à regrouper les tâches de même nature en blocs et à garder des plages de marge pour l'imprévu (voir time blocking : protéger son temps de dirigeant et charge mentale de l'entrepreneur : alléger le quotidien). Concrètement : un bloc pour les messages le matin, un bloc pour le terrain, un bloc pour les propriétaires, un bloc pour le pilotage et une vraie pause au milieu. Le tableau préparé par l'assistante rend ces blocs tenables, car il évite de rechercher les informations au fil de la journée.
Exemple théorique, entièrement fictif. Une dirigeante gère douze logements. Elle estime ses tâches répétitives d'une journée ordinaire ainsi : 60 minutes de messages voyageurs, 30 minutes pour le tableau des arrivées et le planning ménage, 25 minutes de confirmations aux prestataires et 15 minutes de mise à jour des calendriers. Total : 60 + 30 + 25 + 15 = 130 minutes par jour, soit 5 x 130 = 650 minutes sur cinq jours, ou 10 heures 50 par semaine. Elle décide de déléguer le tableau, les confirmations et les calendriers : 30 + 25 + 15 = 70 minutes par jour, soit 5 x 70 = 350 minutes, ou 5 heures 50 par semaine. Elle garde la messagerie en direct. Ces chiffres sont inventés pour l'illustration : relevez les vôtres pendant une semaine avant de décider (voir mesurer le temps gagné grâce à la délégation).
Pendant cinq jours, notez chaque tâche dans un tableau à cinq colonnes :
Les tâches répétitives qui se décrivent en étapes écrites sont vos premières candidates à la délégation (voir comment déléguer efficacement : modèles de consignes prêts à l'emploi). Pour une vue plus large de la semaine, voir la semaine type d'un dirigeant qui travaille avec une assistante.
Votre activité manipule des noms et coordonnées de voyageurs, parfois des pièces d'identité, des codes d'accès et des informations sur les logements de vos propriétaires. Limitez l'accès à ce qui est nécessaire, protégez les outils par mot de passe et supprimez ce qui n'a plus à être conservé. Pour vos obligations, consultez la CNIL ou un juriste. Letitia travaillant depuis Madagascar, hors de l'Union européenne, demandez aussi conseil à la CNIL ou à un juriste avant de lui confier des données personnelles.
Letitia est assistante virtuelle indépendante, basée à Antsirabe (Madagascar), et travaille à distance pour des PME et des entrepreneurs en France. Le décalage avec Paris est d'une heure en été et de deux heures en hiver. Elle répond sous 24 heures ouvrées, n'assure pas d'astreinte d'urgence sauf accord écrit et ne remplace pas un standard en direct. Pour une dirigeante de conciergerie, elle peut, à partir de vos consignes écrites, mettre à jour le tableau des arrivées et des départs, préparer des messages types que vous validez, organiser le planning des interventions, envoyer les confirmations à vos prestataires, mettre en forme le reporting mensuel et préparer des brouillons de réponses aux avis. Elle ne se rend pas dans les logements, ne remet pas de clés, ne prend pas de décision à votre place et ne signe rien en votre nom. Le périmètre exact se fixe avec elle avant de commencer. Pour un exemple concret, voir le cas client : assistante personnelle de la CEO d'une conciergerie Airbnb et la page assistante virtuelle pour conciergerie Airbnb.
Réserver un appel découverte de 30 minutes ou écrire via la page contact.
Elle alterne quatre temps : la revue des arrivées, des départs et des messages le matin, le terrain et les prestataires en fin de matinée, les propriétaires l'après-midi, puis le pilotage et la préparation du lendemain. Le rythme exact dépend du nombre de logements et de la saison.
Il n'existe pas de durée universelle. Elle varie selon le nombre de logements, le rythme des arrivées, la saison et la part d'intervention sur place. Relevez votre journée pendant cinq jours pour mesurer votre situation réelle.
Les tâches répétitives et vérifiables : tableau des arrivées et des départs, planning ménage, confirmations aux prestataires, calendriers, mise en forme du reporting, brouillons de réponses. Les décisions, les urgences, la relation avec les propriétaires et le terrain restent à la dirigeante.
Letitia répond sous 24 heures ouvrées, n'assure pas d'astreinte d'urgence sauf accord écrit et ne remplace pas un standard en direct. Prévoyez une organisation d'urgence écrite : qui répond, à quelle heure et par quel moyen.
Une partie du travail se fait à distance : messagerie, planning, calendriers, reporting. Les interventions dans les logements demandent en revanche une présence sur place, assurée par vous ou par des prestataires de confiance, avec des procédures écrites.
Par le relevé de journée : cinq jours de notes pour repérer les tâches répétitives. Déléguez d'abord les plus simples à décrire en étapes, comme le tableau des arrivées et les confirmations aux prestataires, puis élargissez.
Letitia travaille depuis Madagascar, hors de l'Union européenne. Pour les données personnelles et leur transfert, demandez conseil à la CNIL ou à un juriste avant de lui confier des informations, et limitez-les au nécessaire.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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