Journal de temps, coût de coordination, calcul du temps net et usage du temps libéré : une méthode simple pour savoir ce que la délégation vous fait réellement gagner.
Pour mesurer le temps gagné grâce à la délégation, relevez pendant une à deux semaines le temps que vous passez sur les tâches à déléguer, puis comparez-le, après le démarrage, au temps que vous consacrez encore à ces tâches sous forme de brief, de relecture et de suivi : la différence est votre temps net gagné. Le calcul est simple, mais il faut compter le coût de coordination, sinon le gain paraît plus grand qu'il n'est. Avec une assistante personnelle virtuelle, ce relevé permet aussi d'ajuster le périmètre et de décider ce que vous faites du temps libéré.
Les premiers résultats autour du temps gagné par la délégation sont des articles de management : principes de la délégation, niveaux d'autonomie, peur de déléguer, formations et conseils pour les managers d'équipe. Certains avancent des chiffres de productivité tirés d'études, que cet article ne reprend pas. Presque aucun ne propose de méthode de mesure concrète pour un dirigeant qui délègue à un prestataire externe : que relever, sur quelle durée, comment compter le temps passé à déléguer. C'est l'objet de cet article.
Sans mesure, la délégation reste une impression : on se sent soulagé ou non, sans savoir pourquoi. Une mesure simple permet de vérifier que les tâches confiées étaient les bonnes, de repérer le temps de coordination qui reste à votre charge et de décider quoi déléguer ensuite (voir 25 tâches qu'un dirigeant ne devrait plus faire lui-même).
| Indicateur | Comment le relever | Ce qu'il vous apprend |
|---|---|---|
| Temps avant délégation | Journal de temps sur la tâche, une à deux semaines | Le point de départ |
| Temps de brief | Temps passé à expliquer la tâche | Si la consigne est assez claire |
| Temps de relecture | Temps passé à vérifier le livrable | Si la qualité est au niveau attendu |
| Temps de suivi | Points, messages, réponses aux questions | Le coût de coordination récurrent |
| Temps net gagné | Temps avant moins temps de brief, de relecture et de suivi | Le gain réel |
| Usage du temps libéré | Ce que vous avez fait à la place | La valeur du gain |
| Date | Tâche | Type de temps | Durée | Remarque |
|---|---|---|---|---|
| Lundi | Agenda | Faire moi-même (avant) ou brief, relecture, suivi (après) | À noter | Imprévu, question, retard |
| Mardi | Relances | Idem | À noter | Idem |
| Mercredi | Boîte de réception | Idem | À noter | Idem |
Un tableau de suivi du temps du prestataire peut compléter votre propre journal (voir suivre les heures d'un prestataire : tableau et outils). Pour estimer le rapport entre le coût de la prestation et le temps libéré, voir calculer le retour sur investissement d'une assistante virtuelle.
| Étape | Calcul |
|---|---|
| 1. Temps passé avant par semaine sur les tâches confiées | A |
| 2. Temps de brief, ramené à une moyenne par semaine | B |
| 3. Temps de relecture, par semaine | C |
| 4. Temps de suivi et de réponses, par semaine | D |
| 5. Temps net gagné par semaine | A moins (B plus C plus D) |
Ce calcul mesure le temps. Il ne dit rien de la qualité du résultat, ni du coût de la prestation : les deux se jugent séparément.
Un temps libéré n'a de valeur que s'il est réinvesti. Décidez à l'avance de son usage, sinon il se dilue dans d'autres tâches administratives.
| Usage possible | Exemple | Comment le vérifier |
|---|---|---|
| Activité commerciale | Rendez-vous clients, suivi de prospects | Nombre de rendez-vous tenus |
| Travail de fond | Stratégie, offre, produit | Livrables terminés |
| Équipe | Accompagnement, recrutement | Temps consacré |
| Récupération | Des soirées et des week-ends moins chargés | Heures de travail hors horaires |
Pour protéger ce temps dans l'agenda, voir time blocking : protéger son temps de dirigeant et la semaine type d'un dirigeant qui travaille avec une assistante.
Exemple théorique, entièrement fictif. Une dirigeante relève le temps qu'elle passe chaque semaine sur quatre tâches : agenda, relances de devis, tri de la boîte de réception et préparation de dossiers. Elle trouve huit heures par semaine. Après le démarrage de la délégation, elle note une heure de brief au tout début, puis une demi-heure de relecture et une demi-heure de suivi par semaine. Sur un mois de quatre semaines, l'heure de brief représente en moyenne un quart d'heure par semaine. Son temps net gagné est donc de huit heures moins (0,25 plus 0,5 plus 0,5), soit environ six heures et trois quarts par semaine sur ce premier mois, puis sept heures par semaine une fois le brief terminé. Elle remarque aussi qu'une des tâches demande encore beaucoup de relecture : elle améliore le brief plutôt que d'abandonner la délégation. Ces chiffres sont inventés pour illustrer la méthode : les vôtres seront différents.
| Champ | À renseigner |
|---|---|
| Tâche déléguée | Intitulé |
| Période de relevé avant | Dates de début et de fin |
| Temps avant, par semaine | Durée moyenne |
| Temps de brief | Durée |
| Temps de relecture, par semaine | Durée moyenne |
| Temps de suivi, par semaine | Durée moyenne |
| Temps net gagné | Calcul |
| Usage du temps libéré | Activité choisie |
| Décision | Poursuivre, ajuster, étendre, reprendre |
Un journal de temps contient rarement des données personnelles, mais les tâches déléguées peuvent en contenir : clients, salariés, fournisseurs. Limitez les accès au strict nécessaire et utilisez un espace de partage sécurisé. Letitia travaillant depuis Madagascar, hors de l'Union européenne, demandez conseil à la CNIL ou à un juriste avant de lui confier des données personnelles, et pour leur transfert hors Union européenne.
Letitia est assistante virtuelle indépendante, basée à Antsirabe (Madagascar), et travaille à distance pour des PME et des entrepreneurs en France. Le décalage avec Paris est d'une heure en été et de deux heures en hiver. Elle répond sous 24 heures ouvrées. Si vous le souhaitez, elle peut, dans le cadre convenu, tenir un relevé du temps passé par tâche et de la liste des tâches qu'elle a reprises, pour alimenter votre fiche de mesure. Elle ne mesure pas votre productivité, ne juge pas de la rentabilité de la prestation à votre place et ne décide pas de ce que vous faites du temps libéré. Ce périmètre se confirme lors de l'appel découverte.
Réserver un appel découverte de 30 minutes ou écrire via la page contact.
Relevez le temps passé sur les tâches avant la délégation, puis le temps de brief, de relecture et de suivi après. Le temps net gagné est le temps de départ moins ces trois temps de coordination.
Une à deux semaines suffisent en général pour des tâches récurrentes. Pour des tâches mensuelles, relevez sur un mois complet.
Parce qu'ils font partie du coût réel de la délégation. Les ignorer donne une image trop favorable du gain et empêche de repérer les briefs à améliorer.
Cela dépend de vos tâches, de la qualité du brief et du périmètre confié : il n'existe pas de chiffre universel. Mesurez votre propre situation avec la méthode décrite dans cet article.
Regardez d'abord le temps de relecture et de suivi. Un brief plus précis, un modèle ou une procédure écrite réduisent souvent la coordination. Si la tâche reste coûteuse à déléguer, reprenez-la ou changez de tâche.
Décidez à l'avance de son usage : activité commerciale, travail de fond, équipe ou récupération. Vérifiez ensuite qu'il a bien été utilisé ainsi.
Limitez les accès, prévoyez une clause de confidentialité et utilisez un espace de partage sécurisé. Pour les données personnelles et leur transfert hors Union européenne, demandez conseil à la CNIL ou à un juriste.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
Une consigne claire fait gagner plus de temps que la tâche déléguée elle-même. Les six éléments d'une bonne consigne, quatre modèles prêts à copier, une checklist…
Lire l’article : Comment déléguer efficacement : modèles de consignes prêts à l’emploiDéléguer et responsabiliser un prestataire : définir le résultat attendu, choisir le niveau d'autonomie, fixer les points de contrôle et accepter une autre méthode.
Lire l’article : Déléguer et responsabiliser : la bonne posture avec un prestataireConciergerie d'entreprise ou assistante personnelle : deux services différents. Qui s'adresse à qui, ce que chacun prend en charge et comment choisir selon votre besoin.
Lire l’article : Conciergerie d’entreprise ou assistante personnelle : que choisir ?Appel découverte gratuit de 30 minutes : on liste vos tâches, je vous dis ce que je peux prendre en charge et à quel tarif.
Réserver mon appel découverte
