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Appel découverte gratuit
30 minutes pour comprendre votre activité, vos priorités et ce que vous voulez déléguer.
Service
Gestion administrative externalisée
La gestion administrative externalisée consiste à confier à une prestataire indépendante vos courriers, votre classement, le suivi de vos fournisseurs et vos démarches en ligne. Je m’en occupe à distance, depuis Antsirabe (Madagascar), pour des entreprises en France : vous gardez les décisions, je gère l’exécution et le suivi.
Demander un devis gratuit
Ce qui est inclus
- Tri, classement et archivage numérique
- Courriers et e-mails types
- Suivi des fournisseurs, contrats et échéances
- Démarches en ligne (URSSAF, impots.gouv…)
- Pièces prêtes pour l’expert-comptable
24 hdélai de réponse ouvré
Hebdocompte rendu de mission
Avant / après
Ce que l’externalisation change au quotidien
Ce qui disparaît
- Des papiers en attente sur le bureau
- Des échéances découvertes au dernier moment
- Des soirées perdues sur les formulaires
- Des fournisseurs relancés trop tard
Ce qui apparaît
- Des dossiers classés et retrouvables en quelques secondes
- Un calendrier des échéances tenu à jour
- Vos soirées rendues à votre vie
- Des contrats et abonnements sous contrôle
Qu’est-ce que la gestion administrative d’une entreprise ?
La gestion administrative regroupe toutes les tâches qui font tourner l’entreprise sans produire directement de chiffre d’affaires : traitement du courrier, classement des documents, suivi des contrats et des fournisseurs, démarches auprès des administrations, préparation des pièces comptables. Indispensables, elles occupent souvent plusieurs heures par semaine dans une TPE.
Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?
Externaliser, c’est confier tout ou partie de ces tâches à une prestataire extérieure plutôt qu’à un salarié. Vous payez un volume d’heures ou un forfait, sans recrutement ni charges sociales. Ce service fait partie de mes prestations d’assistance virtuelle. Si vous cherchez une personne dédiée à tout votre back-office, découvrez l’offre d’assistante administrative indépendante. Il se combine souvent avec la pré-comptabilité, la gestion de l’agenda ou une formule d’assistante virtuelle pour PME.
Les tâches administratives que je prends en charge
-
Courrier et e-mails
Réception, tri et réponse aux courriers et e-mails administratifs, avec vos modèles.
-
Classement numérique
Arborescence claire dans votre Drive, OneDrive ou Dropbox, nommage homogène, archivage.
-
Fournisseurs et contrats
Suivi des contrats, abonnements, renouvellements et résiliations, relance des fournisseurs.
-
Démarches en ligne
Déclarations et formulaires sur les plateformes (URSSAF, impots.gouv, assurances, banques).
-
Tableaux de suivi
Mise à jour de vos tableaux de bord, listes de tâches et plannings d’échéances.
-
Préparation comptable
Collecte et classement des justificatifs pour votre expert-comptable.
Comparatif
Gestion administrative en interne ou externalisée ?
| Externalisée | En interne (salarié) | |
|---|---|---|
| Coût | Heures ou forfait facturés | Salaire + charges + poste de travail |
| Souplesse | Volume ajustable chaque mois | Temps de travail fixe |
| Démarrage | Quelques jours | Recrutement de plusieurs semaines |
| Absences | Pas de congés à remplacer côté client | Congés et arrêts à gérer |
Pour qui ?
Dirigeants de TPE et PME, indépendants et professions libérales
Vous êtes seul ou avec une petite équipe et l’administratif grignote votre temps de production. Vous voulez une personne fiable, joignable aux horaires français, qui tient vos dossiers à jour et vous alerte avant les échéances.
Voir les tarifs
Méthode
Comment se passe la mise en place
02
Devis et cadrage
Un devis clair : périmètre, volume d’heures, outils, délais de réponse et rythme de compte rendu.
03
Accès et procédures
Accès sécurisés à vos outils, procédures écrites ensemble la première semaine.
04
Routine et bilan
Les tâches tournent, je vous rends compte chaque semaine et nous ajustons chaque mois.
Combien coûte une prestation de gestion administrative ?
Les assistantes administratives indépendantes facturent généralement entre 25 et 50 € de l’heure en France, selon l’expérience et la complexité des tâches. Je propose des forfaits mensuels adaptés à votre volume : consultez les tarifs ou demandez un devis gratuit.
Les outils que j’utilise
Google Workspace, Microsoft 365, Notion, Trello, Dropbox et la plupart des logiciels de facturation en ligne. Je m’adapte à vos outils plutôt que de vous en imposer de nouveaux.
Confidentialité et sécurité
Vos documents restent dans vos outils. Les accès sont nominatifs ou délégués, partagés via un gestionnaire de mots de passe, et le contrat de prestation comprend une clause de confidentialité. Rappel utile : les pièces comptables doivent être conservées 10 ans, un classement numérique rigoureux vous évite bien des recherches.
Questions fréquentes
Questions sur la gestion administrative externalisée
Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?
C’est le fait de confier tout ou partie de vos tâches administratives (courrier, classement, fournisseurs, démarches, préparation comptable) à une prestataire indépendante qui travaille à distance, au lieu d’embaucher.
Qu’est-ce qu’une assistante administrative externalisée ?
Une professionnelle indépendante qui gère votre administratif à distance, à l’heure ou au forfait, avec ses propres outils et sans contrat de travail.
Quelles sont les tâches de la gestion administrative ?
Traitement du courrier et des e-mails, classement et archivage, suivi des contrats et fournisseurs, démarches en ligne, tableaux de suivi et préparation des pièces comptables.
Quel est le tarif d’une prestation de gestion administrative ?
En général entre 25 et 50 € de l’heure en France, ou un forfait mensuel selon le volume. Le devis est gratuit.
Faut-il envoyer des documents papier ?
Non : tout se fait en numérique. Les papiers peuvent être scannés avec un téléphone et déposés dans un dossier partagé.
Combien d’heures prévoir ?
De 5 à 20 heures par mois pour la plupart des TPE ; on ajuste après le premier mois.
Pour aller plus loin
Mes guides pour aller plus loin sur ce sujet :
Parlons de ce que vous voulez déléguer
Appel découverte gratuit de 30 minutes, en visio ou par téléphone. Je vous réponds sous 24 h ouvrées.
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