Inventaire et fournitures des logements en conciergerie : liste du mobilier, stock de consommables, seuils de réapprovisionnement et suivi simple, avec ce qu'une assistante à distance peut tenir à jour.
Un suivi d'inventaire simple repose sur trois outils : une fiche d'inventaire du mobilier et des équipements pour chaque logement, un tableau de stock des fournitures (linge, consommables) et un seuil de réapprovisionnement par article. Une assistante à distance peut tenir ces tableaux à jour d'après les relevés que vous lui transmettez, préparer les listes de réassort et suivre les commandes que vous validez ; l'état physique des logements, les achats et les contrôles sur place restent assurés par la conciergerie ou ses prestataires. Une assistante pour conciergerie Airbnb travaille sur vos procédures écrites, et vous restez le décideur pour tout ce qui engage la conciergerie ou le propriétaire.
Les premiers résultats français sont surtout des listes d'équipements pour propriétaires qui se lancent, des modèles d'inventaire de mobilier pensés pour les locations meublées classiques et des conseils pour l'état des lieux. C'est utile pour équiper un logement, mais cela dit peu de chose de ce que vit une conciergerie qui gère plusieurs logements : comment suivre les fournitures qui s'épuisent, qui relève le stock, quand recommander et comment garder une trace de ce qui manque ou a été remplacé. C'est l'objet de cet article. Pour la vue d'ensemble des missions, voir assistante de conciergerie Airbnb : missions et intérêt ; pour le service client qui précède, voir service client en conciergerie : procédures et astreintes.
L'inventaire décrit ce qui reste dans le logement d'un séjour à l'autre ; les fournitures sont consommées et se renouvellent. Les mélanger dans un seul tableau rend les deux illisibles.
| Catégorie | Exemples | Rythme de contrôle | Qui relève, qui enregistre |
|---|---|---|---|
| Mobilier et gros équipements | Lits, canapé, électroménager, télévision | Après un incident, à chaque changement de propriétaire, puis à un rythme que vous fixez | La conciergerie ou son prestataire relève ; l'assistante enregistre |
| Vaisselle et petit équipement | Verres, assiettes, casseroles, ustensiles | Lors d'un contrôle périodique ou après un signalement | Le prestataire de ménage relève ; l'assistante enregistre |
| Linge | Draps, housses, serviettes | À chaque cycle de linge | Le prestataire de linge relève ; l'assistante suit le stock |
| Consommables | Produits d'entretien, sacs poubelle, savon, papier | À chaque passage de ménage | Le prestataire de ménage relève ; l'assistante suit les seuils |
Ce qui appartient au propriétaire et ce qui appartient à la conciergerie dépend de votre contrat : voir contrat entre conciergerie et propriétaire : les clauses clés. Les obligations liées aux équipements et aux documents à remettre aux voyageurs relèvent de la réglementation de la location courte durée : voir location courte durée : ce que la réglementation impose aux conciergeries, et demandez conseil à un juriste en cas de doute.
Une fiche par logement, organisée par pièce, suffit. Chaque ligne indique :
La fiche se révise après chaque incident ou remplacement, et se compare au moment des rotations de voyageurs seulement si votre procédure le prévoit. Pour les litiges et les dégâts, voir litiges et dégâts : gérer une réclamation voyageur.
Un tableau de stock ne sert que si chaque article a un seuil : la quantité en dessous de laquelle on recommande. Le seuil se règle logement par logement, à partir de ce que vous constatez, selon un principe simple.
Seuil de réassort = consommation moyenne entre deux passages x nombre de passages avant la livraison + marge de sécurité.
Vous fixez la consommation observée, le délai de livraison de votre fournisseur et la marge ; l'assistante reporte ces valeurs dans le tableau et signale les articles qui passent sous le seuil.
| Champ | Contenu | Intérêt |
|---|---|---|
| Logement et article | Où et quoi | Savoir ce qui manque à quel endroit |
| Stock relevé | Quantité au dernier passage et date | Repérer les baisses rapides |
| Seuil de réassort | Quantité à ne pas franchir | Déclencher la commande à temps |
| Fournisseur | Celui que vous avez choisi | Préparer la commande sans hésiter |
| Statut | OK, à commander, commandé, reçu | Voir ce qui traîne |
| Décision | Validé par qui et quand | Garder la trace des achats |
Le relevé se fait sur place, après chaque ménage, par le prestataire ; un formulaire court (liste d'articles, quantités) évite les messages éparpillés. Pour la coordination avec le ménage et le linge, voir planning ménage et linge : coordonner les prestataires et recruter et gérer ses prestataires de ménage.
Chaque écart se note dans le tableau avec la date, le logement et la cause connue. Un article cassé n'est pas refacturé sans décision de la conciergerie, et une refacturation au propriétaire suit les règles de votre contrat et de votre facturation : voir facturer les propriétaires : commissions et refacturations. Les achats, les remplacements et les écarts alimentent le compte rendu mensuel : voir reporting mensuel aux propriétaires : modèle.
Exemple théorique, entièrement fictif. Une conciergerie gère 20 logements. Chaque semaine, elle saisit le relevé de chaque logement en 5 minutes : 20 x 5 x 4 = 400 minutes par mois. Elle prépare la liste de réassort en 30 minutes par semaine (30 x 4 = 120 minutes), suit les commandes en 15 minutes par semaine (15 x 4 = 60 minutes) et met à jour la fiche d'inventaire de chaque logement en 3 minutes par mois (20 x 3 = 60 minutes). Au total, 400 + 120 + 60 + 60 = 640 minutes, soit 10 heures 40. Après délégation de la saisie, des listes, du suivi et de la mise à jour, la conciergerie garde un contrôle : 10 minutes de validation de la liste de réassort chaque semaine (4 x 10 = 40 minutes) et 20 minutes de revue du tableau chaque mois, soit 40 + 20 = 60 minutes. Le gain théorique est de 640 - 60 = 580 minutes, soit 9 heures 40 par mois, et 580 x 12 = 6 960 minutes, soit 116 heures par an. Les relevés sur place, les achats et les contrôles physiques restent hors de ce calcul. Ces chiffres sont inventés pour l'illustration : mesurez les vôtres pendant un mois avant de décider (voir mesurer le temps gagné grâce à la délégation).
Pour choisir l'outil qui porte ces tableaux, voir logiciels de gestion pour conciergerie : panorama ; pour les indicateurs qui en découlent, voir rentabilité d'une conciergerie Airbnb : les indicateurs à suivre.
Un tableau d'inventaire contient peu de données personnelles, mais les photos de logements, les adresses et les informations d'accès sont sensibles. Évitez d'y faire figurer les codes d'accès, les noms de voyageurs et toute donnée inutile, limitez l'accès aux personnes concernées et ne conservez pas plus longtemps que nécessaire ; pour vos obligations et les durées de conservation, consultez la CNIL ou un juriste. Letitia travaillant depuis Madagascar, hors de l'Union européenne, demandez aussi conseil à la CNIL ou à un juriste avant de lui confier des données personnelles.
Letitia est assistante virtuelle indépendante, basée à Antsirabe (Madagascar), et travaille à distance pour des PME et des entrepreneurs en France. Le décalage avec Paris est d'une heure en été et de deux heures en hiver. Elle répond sous 24 heures ouvrées et n'assure pas d'astreinte d'urgence sauf accord écrit. Pour une conciergerie, elle peut, à partir de vos procédures écrites et des relevés que vous lui transmettez, tenir les fiches d'inventaire et le tableau de stock, signaler les articles passés sous le seuil, préparer les listes de réassort pour votre validation, suivre les commandes que vous avez validées et rédiger des comptes rendus. Elle ne se rend pas dans les logements, ne contrôle pas l'état physique des équipements, ne choisit pas les fournisseurs, ne passe aucune commande et ne règle aucun achat sans accord écrit, ne remplace pas un standard et n'a pas accès à vos comptes bancaires sauf accord écrit. Le périmètre exact se fixe avec elle avant de commencer. Pour une vue d'ensemble, voir la page assistante virtuelle pour conciergerie Airbnb et la présentation du cas client d'une conciergerie Airbnb.
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Séparez l'inventaire durable (mobilier, vaisselle, linge) des fournitures consommables, tenez une fiche par logement et un tableau de stock avec un seuil de réassort par article, et faites relever les quantités après chaque ménage. Un seul tableau partagé évite que les informations se perdent.
Elle peut tenir les tableaux à jour d'après les relevés transmis, signaler les articles sous le seuil, préparer les listes de réassort et suivre les commandes validées. Les relevés sur place, les achats et les contrôles physiques restent assurés par la conciergerie ou ses prestataires.
Multipliez la consommation moyenne observée entre deux passages par le nombre de passages prévus avant la livraison, puis ajoutez une marge de sécurité. Vous fixez les valeurs à partir de ce que vous constatez ; l'assistante les reporte et signale les dépassements.
La conciergerie ou la personne qu'elle désigne. Letitia ne passe aucune commande et ne règle aucun achat sans accord écrit ; elle prépare la liste de réassort et suit les commandes que vous avez validées.
L'inventaire décrit ce qui reste dans le logement d'un séjour à l'autre (lits, électroménager, vaisselle, linge). Les fournitures sont des consommables qui se renouvellent (produits d'entretien, sacs poubelle, savon). Les deux se suivent dans des tableaux séparés, avec des rythmes de contrôle différents.
Notez l'écart dans le tableau avec la date, le logement et la cause connue, puis laissez la conciergerie décider du remplacement et d'une éventuelle refacturation selon le contrat. Une refacturation ne se fait jamais sans décision préalable.
Letitia travaille depuis Madagascar, hors de l'Union européenne. Un tableau d'inventaire contient peu de données personnelles, mais évitez d'y faire figurer des codes d'accès ou des noms de voyageurs, et demandez conseil à la CNIL ou à un juriste avant de lui confier des données personnelles.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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