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Appel découverte gratuit
30 minutes pour comprendre votre activité, vos priorités et ce que vous voulez déléguer.
Service
Gestion de l’agenda et des e-mails
La gestion de l’agenda et des e-mails consiste à confier à une assistante le tri quotidien de votre boîte mail, la prise et la confirmation de vos rendez-vous, les rappels et l’organisation de vos déplacements. Je le fais à distance, sur les horaires de bureau français, pour que vous ne perdiez plus ni temps ni opportunités.
Demander un devis gratuit
Ce qui est inclus
- Tri quotidien de la boîte mail
- Réponses aux e-mails courants
- Prise, confirmation et report des rendez-vous
- Organisation des déplacements
- Préparation des réunions
24 hdélai de réponse ouvré
Zérorendez-vous oublié
Avant / après
Votre journée, avant et après
Ce qui disparaît
- Plus de 100 e-mails non lus
- Des rendez-vous qui se chevauchent
- Des relances oubliées
- Des déplacements organisés la veille au soir
Ce qui apparaît
- Une boîte mail triée chaque matin
- Un agenda cohérent et confirmé
- Des rappels envoyés à temps
- Des voyages réservés à l’avance
Qu’est-ce que la gestion d’agenda externalisée ?
Externaliser la gestion de son agenda, c’est confier à une assistante la prise, la confirmation, le report et l’annulation de vos rendez-vous, selon des règles que vous fixez : plages réservées, durée des rendez-vous, priorités. Vous gardez les décisions, elle applique vos consignes au quotidien.
Et la gestion de la boîte mail ?
Je trie vos e-mails chaque jour avec des dossiers et des libellés, je réponds aux messages courants avec vos modèles et je vous transmets uniquement ce qui demande votre attention. Ce service est au cœur de l’offre d’assistante personnelle virtuelle et complète la gestion administrative. Si vous recevez beaucoup d’appels, voyez aussi la permanence téléphonique. Retrouvez tous mes services.
Ce que je gère pour vous
-
Tri des e-mails
Classement quotidien, désabonnement des newsletters inutiles, signalement des urgences.
-
Réponses types
Réponses aux demandes courantes avec vos modèles, dans votre ton.
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Prise de rendez-vous
Calage des créneaux avec vos clients et partenaires, confirmations et rappels.
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Reports et annulations
Gestion des changements de dernière minute sans que vous ayez à intervenir.
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Déplacements
Trains, vols, hôtels et itinéraires, regroupés dans un récapitulatif.
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Préparation des réunions
Ordre du jour, documents utiles et compte rendu si besoin.
Comparatif
Gérer seul son agenda ou le déléguer ?
| Déléguer à une assistante | Tout gérer soi-même | |
|---|---|---|
| Temps consacré | Quelques minutes de validation par jour | Souvent 1 à 2 heures par jour |
| Réactivité | Réponse sous 24 h ouvrées, souvent moins | Selon votre disponibilité |
| Oublis | Rappels systématiques | Dépend de votre mémoire |
| Concentration | Plages de travail protégées | Interruptions permanentes |
Pour qui ?
Dirigeants, consultants et professions libérales très sollicités
Votre agenda déborde, vos e-mails s’accumulent et vous avez l’impression de courir après votre journée. Grâce au décalage horaire (1 h en été, 2 h en hiver), votre boîte mail est souvent déjà triée quand vous commencez votre journée.
Voir les tarifs
Méthode
Comment se passe la mise en place
02
Devis et cadrage
Un devis clair : périmètre, volume d’heures, outils, délais de réponse et rythme de compte rendu.
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Accès et procédures
Accès sécurisés à vos outils, procédures écrites ensemble la première semaine.
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Routine et bilan
Les tâches tournent, je vous rends compte chaque semaine et nous ajustons chaque mois.
Quels outils de gestion d’agenda ?
Je travaille avec Google Agenda, Outlook, Calendly et les principaux outils de prise de rendez-vous en ligne. Pour un agenda partagé, nous définissons ensemble les droits : je peux proposer, confirmer ou déplacer des rendez-vous sans toucher à vos informations privées.
Sécurité de votre messagerie
L’accès se fait par délégation (Gmail, Outlook) ou par un compte dédié, jamais en partageant votre mot de passe personnel. Les messages sensibles vous sont toujours transmis sans réponse de ma part.
Tarif
La gestion d’agenda et d’e-mails se fait le plus souvent au forfait mensuel, selon le volume de messages et de rendez-vous. Voir les tarifs.
Questions fréquentes
Questions sur la gestion d’agenda et d’e-mails
Qu’est-ce que la gestion d’agenda externalisée ?
C’est confier à une assistante la prise, la confirmation, le report et l’annulation de vos rendez-vous selon vos règles, pour que votre agenda reste à jour sans que vous y passiez du temps.
Comment gérer un agenda partagé ?
En partageant votre agenda (Google ou Outlook) avec des droits de modification pour votre assistante, et en fixant des règles claires : plages protégées, durée des rendez-vous, informations à masquer.
Quel est le meilleur outil de gestion d’agenda ?
Google Agenda et Outlook couvrent la plupart des besoins ; Calendly ou un outil équivalent permet à vos clients de réserver eux-mêmes. Le bon outil est celui que vous utilisez déjà.
Comment accédez-vous à ma messagerie ?
Par une délégation d’accès ou un compte dédié, jamais avec votre mot de passe personnel.
Répondez-vous en mon nom ?
Oui pour les messages courants, avec vos modèles ; les messages sensibles vous sont transmis.
Pour aller plus loin
Mes guides pour aller plus loin sur ce sujet :
Parlons de ce que vous voulez déléguer
Appel découverte gratuit de 30 minutes, en visio ou par téléphone. Je vous réponds sous 24 h ouvrées.
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