Devis, relances, suivi des commandes, mise à jour du CRM : ce qu'une assistante commerciale freelance peut prendre en charge dans une PME, et ce qui reste à votre équipe commerciale.
Une assistante commerciale freelance prend en charge l'administration des ventes d'une PME : préparation des devis à partir de vos grilles, relances, suivi des commandes, mise à jour du CRM, préparation des comptes rendus. Elle ne vend pas à votre place : prospection, négociation, prix et signature restent à votre équipe commerciale. C'est une façon de libérer les heures de vos commerciaux ou de votre dirigeant pour la vente, sans recruter. Pour le cadre de cette mission, voir la page assistance commerciale externalisée.
Les premiers résultats français sur « assistante commerciale freelance » mélangent des plateformes de mise en relation, des offres d'emploi, des pages de formation pour devenir assistante et quelques sites d'indépendantes qui listent leurs missions : devis, suivi des prospects et des clients, gestion des commandes, mise à jour d'un CRM. Peu s'adressent au dirigeant de PME qui veut savoir ce que cela change concrètement chez lui, ce qu'il peut confier et comment délimiter la mission. C'est l'objet de cet article.
| Mission | Ce qu'elle peut faire | Ce que vous gardez |
|---|---|---|
| Devis et propositions | Préparer le devis à partir de votre grille et de vos modèles, mettre en forme, contrôler les mentions | Prix, remises, validation et envoi des cas particuliers |
| Relances | Relancer les devis sans réponse avec des messages types que vous avez validés, noter les retours | Négociation, réponse aux objections |
| Commandes et suivi | Enregistrer les commandes, suivre les livraisons, prévenir en cas de retard à signaler | Arbitrages avec le client, gestes commerciaux |
| CRM et fichiers | Mettre à jour les fiches, dédoublonner, relever les prochaines actions | Choix des priorités commerciales |
| Reporting | Préparer un tableau d'activité hebdomadaire ou mensuel | Analyse et décisions |
| Communication | Préparer des comptes rendus, des e-mails types et des documents de présentation | Relecture et envoi des messages engageants |
La prospection et la négociation, en particulier, ne se délèguent pas à une assistante administrative : elles engagent votre relation avec le client. Pour les relances de devis, voir suivre et relancer ses devis ; pour la forme des devis, créer un devis professionnel qui convertit.
Les deux métiers se recoupent, mais l'accent n'est pas le même. L'assistante administrative couvre l'ensemble de l'administratif d'une entreprise : courrier, classement, agenda, facturation. L'assistante commerciale se concentre sur le cycle de vente : du devis à la commande, avec le suivi des clients et des prospects. Beaucoup d'indépendantes proposent les deux ; voir assistante administrative et commerciale : quelles missions déléguer ? et secrétariat commercial : devis, relances et suivi clients. Si votre besoin dépasse les ventes, partez plutôt d'une vue d'ensemble de l'administratif : missions d'une assistante administrative : la liste complète.
| Critère | Assistante freelance | Salariée à temps partiel | Plateforme de mise en relation |
|---|---|---|---|
| Engagement | Contrat de prestation, durée et préavis à convenir | Contrat de travail, démarches d'employeur | Mission par mission, selon les conditions de la plateforme |
| Souplesse | Volume ajustable selon la période | Horaires fixés au contrat | Variable selon les profils |
| Interlocutrice | Une personne qui connaît votre activité | Une personne intégrée à l'équipe | Peut changer d'une mission à l'autre |
| Continuité en cas d'absence | À préciser dans le contrat : une indépendante travaille souvent seule | Dépend de l'organisation interne | Souvent un autre profil, à valider |
| Outils | Utilise les vôtres, ou les siens à convenir | Utilise ceux de l'entreprise | Variable |
Ce comparatif est qualitatif : les coûts et les obligations dépendent de votre situation, de votre convention collective et du contrat conclu. Pour la grille de décision complète, voir recruter une assistante ou externaliser : la grille de décision et embauche aidée ou freelance : comparer les options.
Pour la méthode générale, voir comment déléguer efficacement : modèles de consignes prêts à l'emploi.
| Étape | Action | Qui |
|---|---|---|
| 1. Demande reçue | Enregistrer la demande dans le CRM avec les informations utiles | Assistante |
| 2. Cadrage | Échanger avec le client sur le besoin et le prix | Vous ou votre commercial |
| 3. Préparation | Rédiger le devis à partir de la grille validée | Assistante |
| 4. Validation | Relire, ajuster, valider les prix | Vous ou votre commercial |
| 5. Envoi et suivi | Envoyer, noter la date, programmer la relance | Assistante, selon votre accord |
| 6. Relance | Relancer avec le message type, noter la réponse | Assistante, puis vous si le client répond |
| 7. Commande | Enregistrer la commande et lancer la suite (facturation, livraison) | Assistante, puis votre équipe |
La relance de facture suit la même logique de modèles et de calendrier ; voir relancer une facture impayée : méthode et modèles et le service de relance des factures impayées.
Exemple théorique, entièrement fictif. Dans une PME, l'équipe commerciale prépare 12 devis par semaine, à 25 minutes chacun pour la saisie et la mise en forme : 12 x 25 = 300 minutes. Elle relance 8 devis, à 10 minutes chacun : 8 x 10 = 80 minutes. Elle met à jour 20 fiches dans le CRM, à 5 minutes chacune : 20 x 5 = 100 minutes. Le total est de 300 + 80 + 100 = 480 minutes, soit 8 heures. Si la préparation des devis, les relances et la mise à jour du CRM sont confiées à une assistante, l'équipe garde la relecture de chaque devis, à 5 minutes : 12 x 5 = 60 minutes, soit 1 heure. Les heures récupérées pour la vente sont donc de 480 - 60 = 420 minutes, soit 7 heures par semaine. Ces chiffres sont inventés pour l'illustration : relevez les vôtres avant de décider (voir mesurer le temps gagné grâce à la délégation).
Un CRM contient des coordonnées de clients et de prospects, parfois des échanges sensibles. Limitez les accès, évitez de multiplier les copies et supprimez ce qui n'a plus à être conservé. Pour vos obligations, notamment en matière de prospection commerciale, consultez la CNIL, la DGCCRF ou un juriste. Letitia travaillant depuis Madagascar, hors de l'Union européenne, demandez aussi conseil à la CNIL ou à un juriste avant de lui confier des données personnelles, et limitez ce qui lui est transmis au nécessaire.
Letitia est assistante virtuelle indépendante, basée à Antsirabe (Madagascar), et travaille à distance pour des PME et des entrepreneurs en France. Le décalage avec Paris est d'une heure en été et de deux heures en hiver. Elle répond sous 24 heures ouvrées et n'assure pas d'astreinte d'urgence sauf accord écrit. Pour l'administration des ventes, elle peut, à partir de vos consignes écrites, préparer des devis à partir de vos grilles et modèles, mettre à jour un CRM ou un tableau de suivi, préparer des relances à partir de messages que vous validez, suivre les commandes et produire un reporting. Elle ne prospecte pas, ne négocie pas, ne fixe pas les prix, ne signe pas à votre place et ne remplace pas un standard en direct. Le périmètre exact se fixe avec elle avant de commencer, et les tarifs sont présentés sur la page tarifs. Des exemples dans l'immobilier et le courtage sont décrits sur les pages assistante virtuelle pour agent et agence immobilière et assistante virtuelle pour courtier en crédit.
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Elle prend en charge l'administration des ventes : devis préparés à partir de vos grilles, relances à partir de modèles validés, suivi des commandes, mise à jour du CRM et reporting. Elle travaille sur vos consignes écrites et vous gardez les décisions commerciales.
Le commercial vend : il prospecte, négocie et conclut. L'assistante commerciale prépare, suit et organise autour de lui. Elle n'engage pas la relation avec le client à votre place.
Pas dans le périmètre d'une assistance administrative. Elle peut préparer des fichiers et des projets de messages que vous validez et envoyez. Pour la prospection commerciale et ses règles, renseignez-vous auprès de la CNIL, de la DGCCRF ou d'un juriste.
Le freelance convient aux besoins variables et aux démarrages progressifs ; la salariée à temps partiel convient à un besoin stable et intégré à l'équipe. Comparez la souplesse, la continuité en cas d'absence et les obligations de chaque formule avec votre expert-comptable ou un juriste.
Fournissez une grille de prix validée, des modèles de devis et une règle de validation : l'assistante prépare, vous relisez et validez avant l'envoi des cas particuliers. Commencez par quelques devis simples, puis élargissez.
Pas forcément. Un export ou un tableau partagé peut suffire au départ. Si un accès au CRM est nécessaire, limitez les droits au nécessaire et retirez-les à la fin de la mission.
Letitia travaille depuis Madagascar, hors de l'Union européenne. Pour les données personnelles et leur transfert, demandez conseil à la CNIL ou à un juriste avant de lui confier des fichiers de clients ou de prospects, et limitez les informations transmises au nécessaire.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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