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Immobilier

Assistante virtuelle pour agent et agence immobilière

Une assistante virtuelle pour agent immobilier gère à distance l’administratif de l’agence : saisie des mandats, suivi des dossiers de vente, prise de rendez-vous de visite, diffusion des annonces et relances des acquéreurs. Vous restez sur le terrain, je tiens le bureau à jour.

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Les missions que je prends en charge
  • Saisie et suivi des mandats dans votre logiciel
  • Rédaction et diffusion des annonces
  • Prise de rendez-vous de visite et confirmations
  • Constitution des dossiers de vente et suivi jusqu’à l’acte
  • Relances acquéreurs, vendeurs et notaires
15 €/hmission ponctuelle
600 €/mois20 h par semaine
24 hdélai de réponse ouvré

Chaque mandat suivi, de la signature à la vente

Mandats, diagnostics, offres, compromis, relances notaires : l’administratif d’une agence prend facilement une journée par semaine. Je tiens un tableau de suivi à jour dans votre logiciel ou votre CRM : vous voyez en un coup d’œil où en est chaque bien.

Suivi des mandats et des ventesExemple illustré

Mandat signé 2

Maison Les LilasSaisie du mandat et photos à planifier
Appartement T3 CentreDiagnostics à commander

En diffusion 2

Villa Les PinsAnnonce en ligne, 4 visites cette semaine
Studio PortPrix mis à jour sur les portails

Offre reçue 2

Maison Les CèdresOffre à transmettre au vendeur
T2 GareRéponse du vendeur attendue

Compromis signé 1

Loft Vieille VilleRelance du notaire planifiée
Visites et rendez-vous

Un agenda de visites rempli et confirmé

Les visites annulées au dernier moment coûtent cher. Je réponds aux demandes des acquéreurs, je cale les rendez-vous dans l’agenda des négociateurs, j’envoie les confirmations et je recueille les retours après chaque visite. Pour répondre vite aux contacts entrants, lisez mon guide sur les leads immobiliers : répondre vite pour convertir.

Rendez-vous calés

Demandes traitées sur vos plages horaires, sans doublon dans l’agenda.

Confirmations envoyées

Adresse, accès et nom de l’agent envoyés à chaque acquéreur.

Retours après visite

Avis des acquéreurs collectés et relances planifiées.

Demander un devis
Un agenda de visites rempli et confirmé

Le parcours d’une vente, du mandat à l’acte

Voici comment je fais avancer chaque dossier. Les décisions qui engagent l’agence restent les vôtres, le reste avance sans vous solliciter.

  1. 1MandatJe saisis le mandat dans votre logiciel et je prépare le dossier du bien.
  2. 2DiffusionJe rédige l’annonce, je la publie sur les portails et je surveille les contacts.
  3. 3VisitesJe cale les rendez-vous, j’envoie les confirmations et je collecte les retours.
  4. 4Offre et compromisJe transmets l’offre, je réunis les pièces et je prépare l’envoi au notaire.
  5. 5ActeJe relance le notaire et je tiens vendeurs et acquéreurs informés jusqu’à la signature.
Des annonces claires, à jour sur tous les portails
Annonces et diffusion

Des annonces claires, à jour sur tous les portails

Je rédige l’annonce à partir de votre fiche de visite, je la publie sur les portails, je mets à jour les prix et je retire les biens vendus pour éviter les appels inutiles. Pour les bonnes pratiques de rédaction, lisez rédiger une annonce immobilière qui génère des visites.

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Des visites confirmées, des dossiers complets

Chaque confirmation est envoyée à temps et chaque pièce du dossier est suivie, pour que le notaire reçoive un dossier complet.

AAcquéreurVisite samedi
Bonjour, je confirme la visite de la villa samedi à 10 h. Y aura-t-il un parking pour deux voitures ?
Bonjour, c’est bien noté pour samedi 10 h. Oui, deux places devant la maison. Je vous envoie l’adresse exacte et le nom de l’agent.
Parfait, merci !
Exemple de confirmation de visite

Dossier de vente

  • ✓Mandat signé et saisi
  • ✓Titre de propriété
  • ✓Diagnostics obligatoires
  • …Pièce d’identité des vendeurs
  • …Compromis relu avec le notaire

3 pièces sur 5 reçues : le notaire est relancé demain matin.

Missions

Tout ce que je peux prendre en charge pour une agence immobilière

Chaque mission est définie avec vous pendant l’appel découverte, avec les accès nécessaires et un rythme de compte rendu.

📝

Mandats et saisies

Saisie des mandats, suivi des échéances, mise à jour du logiciel de transaction.

Organiser les saisies →
🏠

Annonces et portails

Rédaction, mise en ligne, mise à jour des prix et retrait des biens vendus.

Rédiger une annonce →
📅

Visites et agenda

Prise de rendez-vous, confirmations, comptes rendus et relances après visite.

Agenda et e-mails →
📂

Dossiers de vente

Pièces des vendeurs, diagnostics, compromis, relances notaires jusqu’à l’acte.

Suivi des diagnostics →
👥

CRM et prospects

Base de contacts à jour, relance des acquéreurs, suivi des apports d’affaires.

CRM d’agence →
📣

Réseaux sociaux

Publications et publicités pour faire connaître vos biens et trouver des vendeurs.

Réseaux sociaux →
Des dossiers prêts pour le notaire, sans pièce oubliée
Dossiers de vente et diagnostics

Des dossiers prêts pour le notaire, sans pièce oubliée

Titre de propriété, diagnostics obligatoires, pièces d’identité, compromis : je vérifie chaque pièce, je relance les vendeurs et je signale ce qui manque avant l’envoi au notaire. Pour comprendre les obligations en jeu, voyez les articles sur la loi Hoguet, la lutte anti-blanchiment (Tracfin) et le RGPD en agence.

Demander un devis

Ce que vous déléguez, ce que vous récupérez

Ce qui disparaît

  • Les soirées passées sur la saisie des mandats
  • Les visites mal confirmées
  • Les relances notaires oubliées
  • Les annonces jamais mises à jour

Ce qui apparaît

  • Des dossiers de vente complets
  • Un agenda de visites confirmé
  • Plus de temps pour rentrer des mandats
  • Des vendeurs et acquéreurs informés
Pour qui ?

Pour quels types d’agences ?

01

Agence indépendante

Une petite équipe très sollicitée

Une assistante en plus pour absorber l’administratif sans recruter.

02

Agence en réseau

Des procédures à respecter

Je m’adapte aux outils et aux procédures de votre enseigne.

03

Négociateur très mobile

Toujours en visite

Agenda, messages et relances tenus à jour pendant que vous êtes sur le terrain.

04

Agence en développement

Plus de mandats, plus de dossiers

Un appui souple qui suit l’activité, sans poste supplémentaire à créer.

Je travaille dans vos outils

Pas besoin de changer vos habitudes : je m’adapte à votre logiciel de transaction, à votre CRM et à vos portails. Les accès sont nominatifs et partagés via un gestionnaire de mots de passe.

  • Logiciel de transaction
  • Portails d’annonces
  • CRM immobilier
  • Google Agenda
  • Signature électronique
  • WhatsApp Business
  • Google Drive
  • Gestionnaire de mots de passe

J’accompagne aussi les mandataires immobiliers et les professionnels de la gestion locative, ainsi que les courtiers en crédit de vos acquéreurs. Pour votre visibilité, je gère également vos réseaux sociaux et vos publicités Facebook et Instagram. Découvrez le cas de la dirigeante d’une agence immobilière que j’assiste au quotidien, ou revenez à la liste des secteurs accompagnés.

Tarifs

Mes tarifs pour une agence immobilière

Tous mes tarifs sont des prix TTC : Letitia AV n’est pas soumise à la TVA. Les frais de transfert éventuels ne sont pas inclus.

Ponctuel

Mission à la carte

15 € / heure

Une série d’annonces à rédiger, une base de contacts à nettoyer ou des dossiers à rattraper. Sur moins d’un mois de collaboration.

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Le plus demandé

Accompagnement régulier

600 € / mois

20 heures par semaine, soit environ 7 € de l’heure, avec compte rendu régulier. Préavis de 15 jours pour les collaborations de plus de 3 mois.

Demander un devis
Sur mesure

Assistance dédiée

Sur devis

Plusieurs missions combinées : mandats, annonces, visites, réseaux sociaux. Volume défini après l’appel découverte.

Parlons-en

Détail et comparaison avec une salariée : voir la page Tarifs.

Mes articles pour votre métier

Guides pratiques pour votre activité :

Questions fréquentes

Questions des agents immobiliers

Que peut faire une assistante virtuelle pour une agence immobilière ?

Elle saisit les mandats, rédige et diffuse les annonces, cale les visites, constitue les dossiers de vente, relance acquéreurs, vendeurs et notaires, et tient le CRM à jour. Elle ne remplace pas votre négociateur sur le terrain : elle soulage son administratif.

Connaissez-vous les logiciels immobiliers ?

J’ai l’habitude des logiciels de transaction et des portails d’annonces ; je m’adapte à votre outil en quelques jours.

Pouvez-vous gérer la diffusion des annonces ?

Oui : rédaction, mise en ligne sur les portails, mise à jour des prix et retrait des biens vendus.

Et la loi Hoguet ?

Je vous aide à tenir à jour les registres et les documents obligatoires ; la responsabilité réglementaire reste celle du titulaire de la carte.

Combien coûte une assistante pour une agence immobilière ?

15 € de l’heure en mission ponctuelle, 600 € par mois pour 20 heures par semaine, en prix TTC et hors frais de transfert. Le devis est gratuit.

Comment sont protégées les données des clients ?

Accès nominatifs, gestionnaire de mots de passe, clause de confidentialité dans le contrat et aucun stockage de documents hors de vos outils.

Parlons de ce que vous voulez déléguer

Appel découverte gratuit de 30 minutes, en visio ou par téléphone. Je vous réponds sous 24 h ouvrées.

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