Suivre et relancer ses devis : calendrier de relances, canaux, modèles de messages et tableau de suivi.
Pour suivre et relancer ses devis, il faut trois choses : un tableau où chaque devis a un statut, une date de validité et une date de prochaine relance ; un calendrier de relance en quatre temps (confirmation de réception, relance douce, relance avec un élément utile, dernier message) ; des messages types à adapter. Sans suivi, un devis non signé disparaît dans la boîte mail. Cette routine est l'une des tâches les plus faciles à confier à une assistante administrative et commerciale : elle prépare, relance et rend compte, vous gardez la négociation.
Un devis envoyé n'est pas une vente signée. Entre l'envoi et la décision du client, il se passe souvent quelques jours de silence, non parce que le client refuse, mais parce qu'il a oublié, qu'il attend un avis ou qu'il n'a pas eu le temps. Une relance bien faite ramène l'échange à ce moment précis. À l'inverse, l'absence de relance laisse des devis sans réponse et prive l'entreprise d'informations utiles : prix jugé trop élevé, projet reporté, choix d'un concurrent.
Les résultats de recherche sur « relance devis » sont surtout des modèles de mails et des conseils sur le bon moment pour relancer. Cet article ajoute ce qui manque souvent : l'organisation du suivi sur plusieurs devis, la répartition des rôles avec une assistante et les garde-fous sur le ton et les données. Pour la construction du devis lui-même, voir l'article précédent du silo, créer un devis professionnel qui convertit.
Une ligne par devis suffit, dans un tableur partagé ou dans votre outil de facturation. Les colonnes utiles sont les suivantes.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Numéro et date d'envoi | Référence du devis et date |
| Client et contact | Nom de l'entreprise, personne à relancer, coordonnées |
| Objet et montant | Résumé en une ligne, montant hors taxes |
| Date de validité | Date jusqu'à laquelle l'offre est valable |
| Statut | Envoyé, vu, en discussion, accepté, refusé, expiré |
| Dernière relance | Date, canal et résumé de la réponse |
| Prochaine action | Nature et date |
| Motif de perte | Prix, délai, concurrent, projet abandonné, sans réponse |
Ce tableau alimente ensuite la trésorerie : les devis acceptés deviennent des factures à émettre, comme le montre tableau de suivi de trésorerie : modèle pour TPE.
| Moment | Objectif | Contenu du message |
|---|---|---|
| J+2 | S'assurer de la réception | Confirmer que le devis est bien arrivé, proposer de répondre aux questions |
| J+7 | Relance douce | Rappeler l'offre, demander si des points restent à clarifier |
| J+14 | Relance avec un élément utile | Ajouter une information : exemple, précision de délai, disponibilité, variante de l'offre |
| J+21 ou avant la fin de validité | Dernier message | Rappeler la date de fin de validité, proposer d'archiver si le projet est reporté |
Ces délais sont des repères : ajustez-les selon la taille du devis, la durée habituelle de décision dans votre métier et la date de validité indiquée. Pour un projet important, un appel téléphonique après la deuxième relance est souvent plus efficace qu'un troisième mail.
Un bon message de relance est court, personnalisé et propose une action simple : répondre, appeler, fixer un rendez-vous. Il évite les formules culpabilisantes (« je n'ai pas eu de réponse ») et ne relance jamais plus d'une fois par semaine. Pour aller plus loin sur la partie facturation, voir relancer une facture impayée : méthode et modèles, qui suit une logique voisine avec des enjeux différents.
| Tâche | Qui |
|---|---|
| Décider du prix, des remises, des conditions | Vous |
| Préparer le devis à partir de votre brief | Assistante, avec validation |
| Envoyer le devis et confirmer la réception | Assistante |
| Relances douces et de suivi | Assistante, sur modèles validés |
| Négocier, répondre à une objection sur le prix | Vous |
| Mettre à jour le tableau, signaler les devis à risque | Assistante |
| Bilan mensuel des devis gagnés et perdus | Assistante prépare, vous analysez |
La délégation des relances ne signifie pas que l'assistante négocie à votre place. Convenez d'une règle simple : dès que le client pose une question sur le prix ou les conditions, elle vous transmet le message avec un résumé. Les autres activités commerciales déléguables sont détaillées dans secrétariat commercial : devis, relances et suivi clients et assistante commerciale freelance : ce qu'elle apporte à une PME.
Le seul taux de transformation utile est le vôtre, calculé sur vos propres devis : nombre de devis acceptés divisé par le nombre de devis envoyés sur une période, par exemple un trimestre. Suivez aussi le délai moyen de décision et les motifs de perte. Ne vous fiez pas à un taux moyen lu ailleurs : il dépend du secteur, du type de client et du montant. Après trois mois de suivi, vous saurez à quel moment relancer et quel argument fonctionne.
Une relance liée à un devis que le client vous a demandé s'inscrit dans une relation commerciale existante. Elle diffère d'un envoi massif de messages de prospection, qui obéit à des règles de consentement, d'information et d'opposition. En cas de doute sur l'usage d'une liste de contacts, consultez les recommandations de la CNIL ou un juriste, comme pour la relance de prospects présentée dans le silo courtage.
Exemple théorique, entièrement fictif, sans donnée réelle. Une petite entreprise de services envoie vingt devis en un mois.
Ces chiffres n'ont aucune valeur statistique : ils illustrent le fonctionnement d'une routine, pas les résultats attendus.
Un tableau de devis contient des noms, des coordonnées et des montants : il relève de vos données commerciales et de données personnelles. Limitez l'accès aux personnes concernées, conservez ces informations pendant une durée définie et prévoyez une clause de confidentialité dans le contrat de prestation avec l'assistante. Ne transmettez pas de devis par une messagerie non sécurisée lorsqu'ils contiennent des informations sensibles.
Pour une vue d'ensemble de ce que l'on peut confier à une assistante en PME, voir la page assistante pme, l'article pilier du silo gestion administrative d'une PME : le guide complet et, pour le silo voisin, missions d'une assistante administrative : la liste complète.
Réserver un appel découverte de 30 minutes ou écrire via la page contact.
Confirmez la réception au bout de deux jours, relancez doucement vers J+7, avec un élément utile vers J+14, puis un dernier message avant la fin de validité.
Avec des messages courts, personnalisés, qui apportent une information ou une option, et sans relancer plus d'une fois par semaine.
Avec un tableau partagé : une ligne par devis, un statut, une date de validité, une date de prochaine action et un motif de perte.
Elle dépend du secteur et des prix qui peuvent varier. Indiquez toujours une date de fin de validité claire sur le devis.
Oui, avec des modèles validés. Les questions sur le prix ou les conditions vous sont transmises : la négociation reste de votre côté.
Divisez le nombre de devis acceptés par le nombre de devis envoyés sur une période donnée, par exemple un trimestre, avec vos propres données.
Envoyez un dernier message avant la fin de validité, puis classez-le en sans réponse en notant le motif connu. Cela nourrit le bilan mensuel.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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