Le secrétariat commercial prépare les devis, relance les prospects et suit les clients. Missions, organisation et ce qu'une secrétaire à distance peut prendre en charge.
Le secrétariat commercial assure le travail administratif autour de la vente : préparer et envoyer les devis, relancer les prospects, saisir les commandes, facturer et suivre la relation client. Il libère les commerciaux et le dirigeant pour la prospection et les rendez-vous. Une secrétaire indépendante peut le prendre en charge à distance, quelques heures par semaine. C'est le cœur d'une assistance commerciale externalisée.
Dans une petite entreprise, la vente est souvent portée par la même personne que le reste : le dirigeant prospecte, chiffre, produit, facture. Résultat : des devis partent tard, des relances ne partent jamais et des prospects intéressés se tournent vers un concurrent plus réactif. Le problème n'est pas l'offre, c'est le suivi.
Un secrétariat commercial n'a pas pour but de vendre à votre place, mais de faire en sorte que rien ne se perde entre la demande du client et le paiement de la facture.
| Étape | Délai conseillé | Rôle de la secrétaire |
|---|---|---|
| Demande reçue | Le jour même | Accusé de réception, collecte des informations |
| Devis préparé | Sous 24 à 48 h | Mise en forme à partir du modèle, validation par le dirigeant |
| Première relance | J+3 à J+5 | Email de suivi personnalisé |
| Deuxième relance | J+10 | Email ou appel, note dans le CRM |
| Décision | Variable | Commande saisie ou motif de refus noté |
| Après la vente | Selon la prestation | Facture, demande d'avis, suivi de satisfaction |
Les délais sont des repères à adapter à votre secteur et au montant des devis.
Voici une structure simple, à personnaliser :
Le ton doit rester courtois et professionnel. Relancer n'est pas insister : c'est montrer que la demande est prise au sérieux.
Exemple théorique. Un artisan envoie une dizaine de devis par mois mais n'a pas le temps de les relancer. La secrétaire tient un tableau des devis en attente, relance à J+4 puis à J+10 et signale au dirigeant les prospects qui demandent un appel. Les devis ne restent plus sans réponse.
Pas besoin d'un outil complexe pour commencer. Un tableau partagé ou un CRM léger suffit, à condition d'avoir toujours les mêmes colonnes :
| Champ | Utilité |
|---|---|
| Prospect ou client | Identifier la fiche |
| Date de la demande | Mesurer la réactivité |
| Montant du devis | Prioriser les relances |
| Statut | À faire, envoyé, relancé, accepté, refusé |
| Prochaine action et date | Éviter les oublis |
| Motif de refus | Apprendre de chaque perte |
Ces chiffres sont propres à votre entreprise : ne les comparez pas à des moyennes sans source, mais suivez leur évolution mois après mois.
Le prix, la négociation et les engagements contractuels. La secrétaire prépare, relance et trace ; le dirigeant valide et décide. Elle ne promet ni remise ni délai sans votre accord.
Antsa Letitia, secrétaire et assistante indépendante basée à Antsirabe, à Madagascar, accompagne à distance des entreprises françaises. Elle a notamment assuré le suivi administratif d'un courtier en crédit, avec relances et suivi de dossiers.
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Les deux termes se recoupent. Le secrétariat commercial insiste sur l'administratif de la vente : devis, commandes, factures. L'assistance commerciale peut inclure davantage de suivi des prospects.
Oui, par email ou par téléphone, à partir de vos modèles et d'un tableau de suivi. Elle vous signale les prospects qui demandent votre intervention.
C'est plus efficace, avec des droits limités à ce dont elle a besoin. Vous gardez la validation des devis et des factures.
Cela dépend du volume de devis et de clients. Quelques heures par semaine suffisent souvent à une TPE ; faites le point après un premier mois.
Le dirigeant ou le commercial. La secrétaire prépare, relance et trace, mais les prix et les engagements restent validés par l'entreprise.
Avec quelques indicateurs simples : délai d'envoi des devis, nombre de devis en attente depuis plus de 15 jours et taux de transformation, suivis chaque mois.
Un tableur partagé suffit pour démarrer. Un CRM léger devient utile quand le volume augmente ; l'essentiel est que les colonnes soient toujours les mêmes et tenues à jour.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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