Comment facturer les propriétaires d'une conciergerie : commission, forfaits, frais refacturés et justificatifs, avec un modèle de décompte et une méthode de contrôle mensuel.
Facturer les propriétaires d'une conciergerie consiste à établir chaque mois un décompte clair : revenus encaissés, commission de la conciergerie, prestations (ménage, linge), frais refacturés avec leurs justificatifs, puis solde reversé au propriétaire. La règle qui évite les litiges tient en trois points : un modèle fixé dans le contrat, appliqué de la même façon chaque mois, avec une pièce à l'appui de chaque ligne. C'est un travail de pré-comptabilité que peut préparer une assistante conciergerie Airbnb : rassembler les chiffres, contrôler les pièces, produire le décompte.
Les premiers résultats pour facturation conciergerie Airbnb sont des modèles de facture, des guides d'éditeurs de logiciels et des articles de conciergeries. Ils affichent des pourcentages de commission très variables et rappellent un point de fond : une commission ne se compare pas sans connaître son assiette (revenus bruts ou nets, frais de plateforme inclus ou non) et ce qu'elle couvre. Aucun taux n'est repris ici : le bon pourcentage est celui qui figure dans votre contrat, et il se définit avec votre propre rentabilité (voir tarifs de conciergerie Airbnb : fixer sa commission).
| Modèle de facturation | Principe | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Commission sur les revenus | Un pourcentage des revenus locatifs | Définir si la base est brute ou nette |
| Forfait fixe | Un montant par mois ou par séjour | Préciser ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas |
| Modèle mixte | Commission plus forfaits de prestations | Lister chaque prestation au contrat |
| Refacturation au réel | Frais avancés puis remboursés sur justificatif | Fixer un seuil de validation préalable |
Quel que soit le modèle, il est décrit dans le contrat entre la conciergerie et le propriétaire : voir contrat entre conciergerie et propriétaire : les clauses clés.
| Ligne | Source des chiffres | Justificatif à joindre |
|---|---|---|
| Revenus encaissés | Export de la plateforme ou du channel manager | Relevé de versement |
| Commission de la conciergerie | Contrat et assiette définie | Détail du calcul |
| Ménage et linge | Planning des interventions | Facture du prestataire ou relevé d'intervention |
| Consommables et petit matériel | Suivi des achats | Tickets ou factures |
| Réparations | Devis validé par le propriétaire | Facture de l'artisan |
| Taxe de séjour | Règle de collecte applicable | Justificatif de collecte ou de reversement |
| Solde reversé | Total des revenus moins les lignes ci-dessus | Ordre de virement |
Pour la taxe de séjour, les règles varient selon la commune et le rôle de la plateforme : voir taxe de séjour : collecte et déclaration.
Le décompte rejoint le compte rendu d'activité décrit dans reporting mensuel aux propriétaires : modèle : l'un donne les chiffres du propriétaire, l'autre raconte le mois.
La confusion la plus courante vient de l'assiette. Une commission calculée sur les revenus bruts n'est pas une commission calculée sur les revenus après frais de plateforme, ou après ménage. Écrivez dans le contrat, avec un exemple chiffré, ce qui entre dans la base de calcul et ce qui n'y entre pas. Un propriétaire qui comprend le calcul conteste rarement le résultat.
Selon votre statut et le cadre de votre activité, le document adressé au propriétaire peut être une facture pour vos prestations et un relevé distinct pour les sommes encaissées pour son compte. Les questions de TVA, de facturation pour le compte d'un tiers et d'encaissement de fonds relèvent de votre expert-comptable et, pour le cadre juridique, d'un juriste ; voir aussi conciergerie et loi Hoguet : faut-il une carte professionnelle ? et statut juridique d'une conciergerie Airbnb : lequel choisir ?. Pour les mentions d'une facture, voir mentions obligatoires sur une facture : la liste.
Exemple théorique, entièrement fictif, sans taux recommandé. Pour un logement, les séjours terminés ont généré 1 500 € de revenus encaissés sur le mois. Le contrat fictif prévoit une commission de 18 % sur la base brute, soit 270 €. Deux ménages à 40 € représentent 80 €, et des consommables 25 €. Le solde reversé au propriétaire est : 1 500 − 270 − 80 − 25 = 1 125 €. Le décompte présente ces cinq lignes, chacune avec sa pièce. Ce calcul illustre la méthode : vos pourcentages et vos montants se fixent dans votre contrat.
Un décompte contient des données de propriétaires et parfois de voyageurs. N'y faites figurer que le nécessaire, évitez les coordonnées bancaires dans les tableaux partagés et limitez les accès à ce que la tâche exige. Letitia travaillant depuis Madagascar, hors de l'Union européenne, demandez conseil à la CNIL ou à un juriste sur les garanties à prévoir avant de lui confier des données personnelles.
Letitia est assistante virtuelle indépendante, basée à Antsirabe (Madagascar), et travaille à distance pour des conciergeries et des entrepreneurs en France. Le décalage avec Paris est d'une heure en été et de deux heures en hiver. Elle répond sous 24 heures ouvrées. Pour ce sujet, elle peut préparer les décomptes à partir de vos exports et de vos pièces, contrôler les lignes, signaler les écarts et archiver les documents selon vos consignes. Elle ne fixe pas vos tarifs, ne décide pas du traitement comptable ou juridique et ne remplace pas une astreinte téléphonique en direct.
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Avec un décompte mensuel qui détaille les revenus encaissés, la commission, les prestations, les frais refacturés sur justificatif et le solde reversé. Le modèle est fixé au contrat et appliqué de la même façon chaque mois.
Le plus souvent par une commission sur les revenus, parfois complétée par des forfaits de prestations ou par une refacturation de frais. Le mode de rémunération exact est celui qui figure dans le contrat.
Aucun taux n'est recommandé ici : les pages en ligne affichent des fourchettes très différentes. Le bon taux dépend de l'assiette, des prestations incluses et de votre rentabilité.
Les deux existent. L'essentiel est de l'écrire au contrat, avec un exemple chiffré, pour que l'assiette ne soit jamais discutée après coup.
Au réel, sur justificatif, avec une validation préalable écrite au-delà d'un seuil fixé au contrat. Si une marge est appliquée, elle doit être prévue au contrat et visible sur le décompte.
Cela dépend de votre statut et de la nature des sommes. La facturation pour le compte d'un tiers, la TVA et l'encaissement de fonds sont à valider avec votre expert-comptable et un juriste.
Oui, à partir de vos exports et de vos pièces. Pour les données personnelles et leur transfert hors Union européenne, demandez conseil à la CNIL ou à un juriste.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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