Délais de paiement entre professionnels : ce que dit la loi

Entre professionnels, le délai de paiement est de 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation, sauf accord contraire. Le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de l'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois. En cas de retard, des pénalités et une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros sont dues de plein droit. Faire respecter ces délais passe par des factures conformes et un suivi rigoureux, ce que prend en charge un service de relance des factures impayées.

Pourquoi ces règles existent

Les retards de paiement pèsent sur la trésorerie des petites entreprises, qui financent malgré elles leurs clients. Le législateur a donc encadré les délais entre professionnels et prévu des sanctions à la fois pour l'entreprise qui paie en retard (pénalités) et pour celle qui impose des délais trop longs (amende administrative contrôlée par la DGCCRF).

Connaître ces règles est utile dans les deux sens : pour rédiger vos conditions de vente, exiger vos paiements sans agressivité, mais aussi pour payer vos propres fournisseurs dans les temps.

Les règles en résumé

Sources : fiche Service-Public Entreprendre F23211 et fiche pratique de la DGCCRF. Des délais dérogatoires existent dans certains secteurs : vérifiez votre cas avec votre expert-comptable ou votre CCI.

Les points de départ du délai

Le délai se compte à partir de la date d'émission de la facture pour les plafonds de 60 jours et de 45 jours fin de mois, et à partir de la réception des marchandises ou de l'exécution de la prestation pour le délai supplétif de 30 jours. Pour éviter toute discussion, indiquez toujours sur la facture la date d'émission et la date d'échéance.

Ce qui doit figurer sur vos factures

• La date d'échéance du paiement.
• Le taux des pénalités de retard.
• La mention de l'indemnité forfaitaire de 40 euros.
• Les conditions d'escompte, ou leur absence.

Sans ces mentions, les relances perdent de leur force. Elles doivent aussi apparaître dans vos conditions générales de vente. Pour la liste complète des mentions, consultez l'article sur les mentions obligatoires d'une facture, et gardez un œil sur la facturation électronique, qui va modifier les pratiques des PME.

Calculer les pénalités de retard

Les pénalités se calculent au prorata du nombre de jours de retard, sur le montant de la facture toutes taxes comprises, selon la formule suivante : montant TTC multiplié par le taux annuel, multiplié par le nombre de jours de retard, divisé par 365.

Exemple théorique. Une facture de 2 000 euros TTC est payée avec 30 jours de retard, avec un taux de pénalité de 12 % par an prévu dans les conditions de vente. Les pénalités s'élèvent à 2 000 x 12 % x 30 / 365, soit environ 19,73 euros, auxquels s'ajoute l'indemnité forfaitaire de 40 euros. Faites valider votre mode de calcul par votre expert-comptable, car le taux et les modalités dépendent de vos conditions.

Organiser le suivi des échéances

1. Un tableau des factures émises avec leur date d'échéance.
2. Un rappel courtois quelques jours avant l'échéance pour les gros montants.
3. Une première relance le lendemain de l'échéance.
4. Une relance ferme, puis une mise en demeure si le retard persiste.
5. Un point mensuel sur les retards et les clients à surveiller.

L'échelle des relances

Ces délais sont des repères à adapter à votre relation avec le client et au montant en jeu.

Prévenir plutôt que relancer

• Vérifier la solvabilité d'un nouveau client important avant de travailler.
• Demander un acompte pour les prestations longues ou coûteuses.
• Facturer dès la prestation réalisée, sans attendre la fin du mois.
• Envoyer les factures à la bonne personne, dans le bon format.
• Rappeler l'échéance dès l'envoi de la facture.

Et quand c'est vous qui payez ?

Les mêmes règles s'appliquent à vos propres fournisseurs. Un tableau des factures à payer, avec échéances, évite les pénalités et les tensions. Une assistante peut aussi préparer les paiements pour validation et vous alerter des échéances à venir.

Le rôle de l'assistante

• Vérifier les mentions obligatoires avant l'envoi des factures.
• Tenir le tableau des échéances et des encaissements.
• Envoyer les relances selon le calendrier convenu.
• Préparer les décomptes de pénalités et les courriers de mise en demeure pour validation.
• Alerter le dirigeant des clients qui cumulent les retards.

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