Rappel courtois, relance ferme, dernier avertissement : trois modèles de lettres à adapter, avec les mentions à ne pas oublier.
Une lettre de relance pour impayé se rédige en trois temps : un rappel courtois, une relance ferme avec échéance, puis une dernière relance avant mise en demeure. La lettre de relance n'est pas obligatoire en soi, mais elle trace vos démarches ; pour la mise en demeure et le recouvrement, demandez conseil à votre expert-comptable ou à un juriste.
Voici trois modèles gradués à adapter, dans la continuité de la méthode pour relancer une facture impayée. Pour déléguer ce suivi, voir le service de relance des factures impayées.
| Niveau | Quand | Ton |
|---|---|---|
| 1. Rappel amical | Quelques jours après l'échéance | Courtois, factuel |
| 2. Relance ferme | Environ 10 à 15 jours plus tard | Précis, avec une nouvelle échéance |
| 3. Dernière relance | Sans réponse à la relance ferme | Formel, annonce la suite |
Objet : Facture n° [numéro] du [date]
Bonjour [Nom], sauf erreur de ma part, la facture n° [numéro] d'un montant de [montant] € TTC, échue le [date], n'est pas encore réglée. Pourriez-vous me confirmer sa date de paiement ? Vous la trouverez en pièce jointe. Bien cordialement, [Signature].
Objet : Relance – facture n° [numéro] échue le [date]
Bonjour [Nom], malgré notre précédent message du [date], la facture n° [numéro] de [montant] € TTC reste impayée. Je vous remercie de procéder au règlement avant le [nouvelle date]. Si le paiement a déjà été effectué, merci de me l'indiquer avec la date. Cordialement, [Signature].
Objet : Dernière relance avant procédure – facture n° [numéro]
Bonjour [Nom], la facture n° [numéro] de [montant] € TTC, échue le [date], reste impayée malgré nos relances des [dates]. Faute de règlement avant le [date], je me verrai contraint d'engager les démarches prévues, notamment une mise en demeure. Cordialement, [Signature].
La mise en demeure obéit à des règles précises. Voir mise en demeure de payer : quand et comment l'envoyer et délais de paiement entre professionnels. Les pénalités et l'indemnité forfaitaire de recouvrement prévues entre professionnels sont à confirmer avec votre expert-comptable ou un juriste.
Antsa Letitia, assistante virtuelle indépendante basée à Antsirabe (Madagascar), assure à distance des relances de factures pour une agence de gestion immobilière en France. Elle envoie les relances selon un calendrier validé, suit les réponses et vous signale les dossiers à durcir. Décalage avec Paris : une heure en été, deux heures en hiver ; réponse sous 24 h ouvrées. Le cas réel est décrit dans le cas client de l'agence de gestion immobilière.
Exemple théorique : échéance au jour 0 ; rappel courtois au jour 3 ; relance ferme au jour 15 ; dernière relance au jour 30 ; à ce stade, le dirigeant décide de la suite avec son conseil. Les délais sont à adapter à vos conditions de paiement.
Pour l'offre complète, voir assistante virtuelle pour PME et TPE. Réservez un échange de 30 minutes ou écrivez-moi.
Non, mais elle est fortement recommandée : elle trace vos démarches et prépare une éventuelle mise en demeure.
Quelques jours après l'échéance, sur un ton courtois, avec la facture jointe.
Pour les premiers rappels, un e-mail suffit souvent. Le recommandé est utile pour la mise en demeure ; demandez conseil à un juriste.
Le numéro de facture, le montant, la date d'échéance, la nouvelle échéance demandée et vos coordonnées.
Oui, avec un calendrier et des modèles validés, l'assistante envoie et suit les relances.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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