Relancer les prospects vendeurs : scripts et fréquence

Pour relancer un prospect vendeur, envoyez un premier message utile dans les 24 heures, puis prévoyez 4 à 6 relances espacées sur 3 à 4 semaines, chacune avec une information ou une question différente (estimation, étude de marché, retour sur une visite, actualité du quartier). Variez les canaux (téléphone, SMS, email), arrêtez si le prospect demande à ne plus être contacté, et notez chaque échange dans votre CRM. Une assistante administrative et commerciale peut préparer, envoyer et suivre ces relances selon vos scripts, pendant que vous vous concentrez sur les rendez-vous d'estimation et les mandats.

Pourquoi relancer un prospect vendeur est un travail à part

Un propriétaire qui pense à vendre n'est pas pressé de choisir un agent. Il compare, hésite, repousse, attend un signe du marché ou de sa vie personnelle. Beaucoup de mandats se gagnent non pas au premier contact, mais au troisième ou au quatrième, quand l'agent est resté présent sans harceler. Sans méthode, les relances dépendent de la mémoire et du temps disponible : les prospects tièdes sont oubliés au profit des dossiers urgents.

Les résultats de recherche sur ce sujet sont surtout des scripts partagés sur les réseaux sociaux, des articles sur la prospection terrain et des pages d'éditeurs de logiciels. Ils convergent sur trois idées : relancer avec une information utile plutôt qu'un simple « je reviens vers vous », espacer les messages et suivre les échanges dans un outil. Cet article les traduit en séquence prête à l'emploi. Il complète leads immobiliers : répondre vite pour convertir, qui traite du premier contact, et s'inscrit dans le rôle décrit dans assistante d'agent immobilier : missions et organisation.

Une séquence de relance en 6 étapes

Ce calendrier est une proposition à adapter à votre marché et à votre clientèle. Il n'existe pas de fréquence garantie : suivez vos résultats et ajustez-les.

Les messages types

Voici trois trames à personnaliser. Elles ne contiennent que des informations à remplacer entre crochets.

• Premier contact (SMS) : Bonjour [prénom], merci pour votre demande concernant votre bien à [ville]. Je suis [prénom de l'agent], de [agence]. Seriez-vous disponible [jour] ou [jour] pour en parler cinq minutes ?
• Relance à valeur ajoutée (email) : Bonjour [prénom], pour préparer notre échange, voici les éléments que j'utilise pour estimer un bien comme le vôtre : [éléments]. Souhaitez-vous que je regarde votre situation en particulier ?
• Fin de séquence (email) : Bonjour [prénom], je n'ai pas eu de retour, je comprends que ce n'est peut-être pas le bon moment. Si votre projet évolue, je reste disponible. Souhaitez-vous que je vous recontacte dans [durée] ?

Les bonnes pratiques de relance

• Une information par message : un chiffre de marché, un exemple de bien vendu, une réponse à une objection.
• Une seule question à la fois : « Êtes-vous disponible jeudi ? » plutôt qu'un questionnaire.
• Le prénom et la référence du bien pour éviter un message générique.
• Un ton simple : pas de pression, pas de fausse urgence.
• Un canal adapté : le SMS pour les demandes courtes, l'email pour les informations détaillées, le téléphone pour l'échange de fond.
• Un arrêt clair si le prospect demande à ne plus être contacté.

Ce que fait l'agent, ce que fait l'assistante

Le CRM est le pivot de la méthode : voir CRM pour agence immobilière : garder une base à jour. Après une visite ou une estimation, le message de suivi est décrit dans compte rendu de visite au vendeur : modèle.

Le suivi : quels indicateurs regarder

• Nombre de prospects entrés dans la séquence.
• Nombre de réponses à chaque étape.
• Nombre de rendez-vous d'estimation obtenus.
• Nombre de mandats signés.
• Délai entre le premier contact et le rendez-vous.
• Motifs de non-suite : concurrent choisi, projet reporté, prix jugé trop bas.

Comparez ces indicateurs mois après mois, sans tirer de conclusion sur un trop petit nombre de prospects.

Exemple théorique : une séquence sur un mois

Exemple théorique, entièrement fictif. Un agent indépendant reçoit une demande d'estimation en ligne le lundi.

• Lundi : appel sans réponse, puis SMS de présentation avec deux créneaux.
• Mercredi : email avec les repères de prix du quartier et une proposition de visite d'estimation.
• Lundi suivant : SMS avec deux nouveaux créneaux.
• Semaine 3 : email répondant aux questions fréquentes, puis appel de l'agent si le prospect a ouvert les messages.
• Semaine 4 : message de clôture et inscription du prospect en « à recontacter dans trois mois » dans le CRM.

Si le prospect répond à n'importe quelle étape, la séquence s'arrête et l'agent reprend la main.

Outil réutilisable : la fiche prospect vendeur

1. Nom, prénom, coordonnées et date du premier contact.
2. Origine du contact : formulaire, appel, portail, recommandation, boîtage.
3. Bien : adresse, type, surface, particularités.
4. Projet : motif de vente, calendrier, attentes de prix.
5. Étape de la séquence et date de la prochaine relance.
6. Historique des échanges avec la date et le canal.
7. Consentement ou base légale du contact, et date de suppression prévue.

Données personnelles et règles de prospection

Un prospect vendeur est une personne dont vous conservez des données : identité, coordonnées, informations sur son bien. Informez-la de l'usage de ces données, limitez les informations collectées à ce qui est utile, définissez une durée de conservation et supprimez les fiches qui n'ont plus lieu d'être. Les règles de prospection par téléphone, SMS ou email varient selon que le destinataire est un particulier ou un professionnel et selon l'origine du contact : par exemple, l'opposition au démarchage téléphonique (Bloctel) doit être respectée, et l'email de prospection à un particulier demande en général son accord. Pour la durée de conservation, la CNIL retient en général une période liée au dernier contact ; confirmez les règles applicables avec votre délégué à la protection des données ou un juriste. Voir aussi RGPD en agence immobilière : les bonnes pratiques.

Les erreurs fréquentes

• Envoyer le même message générique à chaque relance.
• Relancer trop souvent ou trop peu, sans suivre les réponses.
• Oublier d'arrêter la séquence quand le prospect répond ou demande de cesser.
• Ne pas noter les échanges, et se contredire d'un message à l'autre.
• Confier les relances sans scripts validés.
• Conserver indéfiniment les données des prospects sans réponse.

Ce que vous pouvez déléguer

• La rédaction des scripts et des messages types, à faire valider.
• L'envoi des messages et emails selon le calendrier de la séquence.
• La mise à jour du CRM après chaque échange.
• La préparation de la fiche prospect avant chaque appel ou visite d'estimation.
• Le calendrier des relances et le rappel des échéances.
• Le suivi mensuel des indicateurs et la relecture des motifs de non-suite.

Pour le lien avec la prise de rendez-vous, voir organiser les visites : planning, confirmations et comptes rendus. La même logique de relance s'applique aux courtiers : voir assistante de courtier en crédit : missions et organisation.

Aller plus loin

• Leads immobiliers : répondre vite pour convertir
• Organiser les visites : planning, confirmations et comptes rendus
• CRM pour agence immobilière : garder une base à jour
• Assistante d'agent immobilier : missions et organisation
• Compte rendu de visite au vendeur : modèle
• RGPD en agence immobilière : les bonnes pratiques
• Relancer les prospects d'un courtier : séquences efficaces
• Assistante de courtier en crédit : missions et organisation

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