Suivre les heures d'une assistante ou d'un prestataire : tableau de suivi, outils de chronométrage, relevé mensuel et contrôle du forfait. Un modèle simple à reprendre.
Pour suivre les heures d'un prestataire, le plus simple est un tableau partagé qui indique pour chaque intervention la date, la mission, la durée et la catégorie de tâche, complété par un relevé mensuel envoyé avec la facture. Un outil de chronométrage comme Toggl Track, Clockify ou Harvest peut alimenter ce tableau automatiquement. Vous contrôlez ainsi la consommation de votre forfait et repérez les tâches qui prennent le plus de temps. Ce suivi est lié au choix de la formule, détaillé sur la page tarifs et forfaits.
Avec une assistante à distance, vous ne la voyez pas travailler : le relevé d'heures remplace la présence au bureau. Il rassure le client sur le temps réellement passé, protège la prestataire en cas de contestation et donne des informations utiles : quelles tâches prennent le plus de temps, lesquelles pourraient être automatisées, et si le forfait choisi est le bon.
Le suivi ne doit pas devenir une contrainte lourde. Un modèle simple, rempli au fil de l'eau, suffit à condition d'être tenu avec régularité.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Date | Jour de l'intervention |
| Mission | Description courte : relance factures, tri boîte mail |
| Catégorie | Administratif, commercial, agenda, réseaux sociaux |
| Durée | En heures et minutes, arrondie selon la règle convenue |
| Demandeur | Qui a demandé la tâche, si plusieurs interlocuteurs |
| Commentaire | Blocage, pièce manquante, suite à donner |
| Validé | Case cochée par le client en fin de mois |
Un total par catégorie et un rappel du forfait restant en haut du tableau suffisent pour piloter.
| Solution | Avantages | Limites |
|---|---|---|
| Tableur partagé (Google Sheets, Excel) | Gratuit ou déjà disponible, très souple, facile à personnaliser | Saisie manuelle, risque d'oubli |
| Outil de chronométrage (Toggl Track, Clockify, Harvest) | Minuteur, rapports par projet ou client, export pour la facture | Prise en main, offres et limites variables selon les formules |
Les offres et les fonctionnalités de ces outils évoluent : vérifiez les conditions actuelles sur leurs sites avant de choisir. Dans les deux cas, fixez à l'avance la règle d'arrondi et la manière de compter les échanges courts.
En fin de mois, l'assistante envoie un relevé récapitulatif avec la facture. Il comprend :
Le relevé d'heures permet de vérifier si le mode de facturation choisi est adapté. Si le forfait est systématiquement dépassé, il est peut-être sous-dimensionné. S'il est régulièrement sous-utilisé, une formule plus légère ou du report peut convenir. Pour comprendre les différences entre taux horaire et forfait, consultez l'article dédié.
Exemple théorique. Un dirigeant a un forfait de 20 heures par mois. Le 20 du mois, le tableau affiche 16 heures consommées, dont la moitié en relances clients. L'assistante le prévient ; ils décident de reporter une tâche non urgente au mois suivant plutôt que de dépasser le forfait.
Antsa Letitia, basée à Madagascar, partage ce suivi avec ses clients français et répond sous 24 heures ouvrées. Le décalage horaire avec Paris n'est que d'une heure en été et de deux heures en hiver, ce qui permet des points réguliers pendant vos horaires de bureau.
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Un tableau avec la date, la mission, la catégorie et la durée de chaque intervention, totalisé chaque mois et joint à la facture.
Un tableur partagé suffit souvent. Des outils de chronométrage proposent aussi des offres gratuites : comparez leurs limites avant de choisir.
Avec un seuil d'alerte, par exemple à 80 % du forfait, et un point rapide pour décider des priorités de fin de mois.
C'est à convenir au départ. L'important est que la règle soit écrite et appliquée de la même façon chaque mois.
Oui, c'est l'intérêt d'un relevé détaillé : chaque ligne peut être discutée avant la facture, ce qui évite les malentendus.
En additionnant les durées de chaque ligne, par catégorie puis au total. Un tableur le fait automatiquement avec une formule de somme, en respectant la règle d'arrondi convenue.
Analysez les catégories de tâches qui consomment le plus, puis choisissez entre un forfait plus élevé, la réduction du périmètre ou la délégation de certaines tâches à un autre prestataire.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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