La matrice d'Eisenhower expliquée pour un dirigeant : quatre quadrants, un modèle à copier et ce qu'on peut déléguer.
La matrice d'Eisenhower classe chaque tâche selon deux questions : est-elle urgente, est-elle importante ? Quatre décisions en découlent : faire tout de suite ce qui est urgent et important, planifier ce qui est important mais pas urgent, déléguer ce qui est urgent mais peu important, supprimer le reste. Pour un dirigeant, le quadrant à exploiter en priorité est celui de la délégation : c'est là qu'une assistante personnelle libère le plus de temps.
La méthode est attribuée à Dwight Eisenhower, qui aurait résumé l'idée en disant que ce qui est important est rarement urgent et que ce qui est urgent est rarement important. Elle a ensuite été popularisée dans le monde de la gestion du temps, notamment par Stephen Covey. Elle n'a rien de compliqué : un tableau de quatre cases et une discipline de tri. Sa force est de vous obliger à décider, plutôt que de réagir à ce qui sonne le plus fort.
Les premiers résultats sur cette recherche sont surtout des articles de définition, des modèles téléchargeables et des exemples génériques. Cet article prend l'angle du dirigeant de PME ou de l'indépendant, avec des exemples de tâches réelles et un mode d'emploi pour déléguer le quadrant qui s'y prête.
| Quadrant | Définition | Décision | Exemples pour un dirigeant |
|---|---|---|---|
| 1. Urgent et important | Une échéance proche avec une vraie conséquence | Faire tout de suite | Répondre à une mise en demeure, régler un litige client, finaliser une offre avant la date limite |
| 2. Important mais pas urgent | Contribue à vos objectifs sans échéance immédiate | Planifier | Stratégie commerciale, recrutement, formation, prospection régulière, suivi de trésorerie |
| 3. Urgent mais peu important | Demande une réponse rapide mais n'exige pas votre expertise | Déléguer | Prise de rendez-vous, tri de mails, relances de facture, réservations de déplacements |
| 4. Ni urgent ni important | Occupe du temps sans effet réel | Supprimer ou limiter | Réunions sans ordre du jour, notifications, tâches faites par habitude |
Refaites la matrice chaque lundi matin. Une tâche change de quadrant avec le temps : une tâche importante et non urgente devient urgente si on la laisse dormir.
Le quadrant 3 est le plus trompeur : ces tâches donnent l'impression d'être prioritaires parce qu'elles arrivent avec un message, une sonnerie ou une relance. Elles ne demandent pourtant pas votre expertise. C'est exactement ce que l'on confie à une assistante : trier la boîte mail, caler des rendez-vous, préparer un déplacement, relancer un client qui n'a pas payé. Pour l'organisation concrète, voir gestion de l'agenda du dirigeant : méthode et bonnes pratiques et organiser ses déplacements professionnels.
Le quadrant 2 est l'autre grand gagnant : plus vous déléguez le quadrant 3, plus vous avez de temps à consacrer à ce qui compte. La liste des tâches candidates à la délégation est détaillée dans 25 tâches qu'un dirigeant ne devrait plus faire lui-même. La méthode complète de délégation est décrite dans l'article pilier déléguer à une assistante virtuelle : la méthode complète.
La semaine type d'un dirigeant qui travaille avec une assistante est illustrée dans la semaine type d'un dirigeant qui travaille avec une assistante. Pour la charge qui pèse sur la tête, voir aussi charge mentale de l'entrepreneur : alléger le quotidien.
Deux réglages rendent la matrice plus utile.
La matrice a des limites : elle ne dit rien de la durée des tâches ni de l'énergie qu'elles demandent. Associez-la à un planning qui tient compte de vos moments de concentration, comme dans la semaine d'un courtier en crédit bien organisé pour un exemple d'organisation par métier.
Exemple théorique, entièrement fictif. Une dirigeante d'agence immobilière liste ses tâches du lundi. Voici un classement possible.
| Tâche | Quadrant | Décision |
|---|---|---|
| Répondre à un courrier de l'administration avec une échéance proche | 1 | Elle le traite aujourd'hui, l'assistante a signalé le courrier dès sa réception |
| Préparer le plan de prospection du trimestre | 2 | Bloc de deux heures planifié jeudi matin |
| Confirmer cinq visites de la semaine | 3 | Déléguée à l'assistante avec un message type |
| Trier les mails non prioritaires | 3 | Déléguée, avec dossier « à voir » pour ce qui demande son avis |
| Relancer deux vendeurs sur les pièces manquantes | 3 | Déléguée, avec un compte rendu le vendredi |
| Consulter les réseaux sociaux entre deux appels | 4 | Limitée à un créneau de dix minutes en fin de journée |
Quand vous partagez votre liste de tâches avec une assistante, elle peut contenir des informations sensibles : noms de clients, dossiers en cours, données sur des salariés. Partagez ce qui est nécessaire, dans un outil protégé par mot de passe, et prévoyez dans le contrat de prestation une clause de confidentialité. En cas de données personnelles, précisez le rôle de chacun et le sort des fichiers à la fin de la mission.
Pour mesurer ce que la délégation apporte, voir mesurer le temps gagné grâce à la délégation. Pour situer le métier dans son ensemble, l'article de définition assistante virtuelle : définition, missions et avantages pour une entreprise reprend les bases.
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Un tableau à quatre cases qui classe les tâches selon leur urgence et leur importance, pour décider quoi faire, planifier, déléguer ou supprimer.
Listez vos tâches, classez-les dans les quatre quadrants, planifiez les tâches importantes non urgentes, déléguez les tâches urgentes peu importantes et supprimez le reste.
L'urgent demande une réponse rapide, l'important contribue à vos objectifs. Une tâche peut être l'un sans l'autre, et c'est ce que la matrice met en évidence.
Celles du quadrant 3 : urgentes mais qui ne demandent pas votre expertise, comme la prise de rendez-vous, le tri des mails, les relances et les réservations.
Chaque semaine, par exemple le lundi matin, avec une courte revue le vendredi pour reporter ce qui n'a pas été terminé.
Oui : elle prépare la liste, pré-classe les tâches selon vos règles, traite le quadrant 3 et inscrit vos créneaux de travail de fond dans l'agenda.
Elle ne mesure ni la durée des tâches ni l'énergie nécessaire. Associez-la à un planning par blocs de temps pour l'appliquer réellement.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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