Règles de priorité, plages protégées, confirmations : une méthode simple pour tenir un agenda de dirigeant sans y passer ses soirées.
Bien gérer l'agenda d'un dirigeant repose sur quatre règles : des priorités définies, des créneaux protégés, des règles de prise de rendez-vous écrites et une revue hebdomadaire. Une assistante peut ensuite l'appliquer au quotidien, dans le cadre d'accès et de consignes que vous fixez.
Un agenda rempli n'est pas un agenda bien tenu. Voici une méthode simple pour le structurer, puis les bonnes pratiques quand vous déléguez la gestion de l'agenda et des e-mails.
| Bonne pratique | Pourquoi |
|---|---|
| Un seul agenda partagé | Évite les doublons et les oublis |
| Marge entre deux rendez-vous | Absorbe les retards et les trajets |
| Créneaux de travail protégés | Garde du temps pour les décisions |
| Confirmation systématique | Réduit les absences |
Donnez un accès délégué à votre agenda plutôt que vos identifiants, limitez-le à ce qui est nécessaire et partagez les mots de passe uniquement via un gestionnaire dédié. Les bonnes pratiques sont détaillées dans déléguer la gestion de sa boîte mail : règles et sécurité.
Pour aller plus loin sur l'organisation du temps, voir time blocking : protéger son temps de dirigeant et organiser ses déplacements professionnels.
Antsa Letitia, assistante virtuelle indépendante basée à Antsirabe (Madagascar), gère à distance l'agenda de dirigeants de PME en France. Elle travaille sur un agenda partagé, avec vos règles écrites, un décalage horaire d'une heure en été et de deux heures en hiver avec Paris, et une réponse sous 24 h ouvrées. Un cas réel est décrit dans le cas client de la CEO d'une conciergerie Airbnb.
Exemple théorique : lundi matin réservé au travail de fond, mardi et jeudi aux rendez-vous clients, mercredi aux tâches internes, vendredi après-midi à la revue de la semaine. L'assistante ne propose des rendez-vous que dans les plages prévues et vous prévient quand une demande sort du cadre.
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Définissez des priorités, protégez des créneaux, écrivez des règles de prise de rendez-vous, centralisez l'agenda et faites une revue hebdomadaire.
Oui, avec un accès délégué, des règles claires et un récapitulatif régulier.
Celui que vous utilisez déjà, Google Agenda ou Outlook, avec un agenda partagé et des libellés clairs.
Un seul agenda de référence, une confirmation écrite et une vérification avant chaque invitation.
Fixez à l'avance ce qui justifie de décaler un rendez-vous et qui doit être prévenu.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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