Mentions à vérifier, question de la TVA, lignes à détailler, délais de paiement : comment lire et contrôler la facture d'une assistante virtuelle avant de la régler.
La facture d'une assistante virtuelle est une facture de prestation de services comme une autre : elle identifie les deux parties, décrit la prestation, porte une date et un numéro, indique le prix hors taxes, le traitement de la TVA (taux et montant, ou mention d'exonération selon la situation de la prestataire), le total à payer et les conditions de règlement. Avant de payer, contrôlez ces points, rapprochez-les du devis ou du contrat, et conservez la facture avec le détail des tâches réalisées. Pour la question de la TVA, c'est votre expert-comptable qui valide le traitement côté comptabilité.
Les premiers résultats sur ce sujet s'adressent surtout aux assistantes virtuelles elles-mêmes : comment fixer ses tarifs, quel modèle de facture utiliser, quelles mentions faire figurer, comment se faire payer. Viennent ensuite des guides sur la facturation électronique et des fiches métier. Très peu de pages se placent du côté du client, c'est-à-dire du dirigeant qui reçoit la facture et se demande ce qu'il doit vérifier, comment la rapprocher de ce qui était prévu et quoi en faire en comptabilité. C'est le point de vue de cet article. Il ne reprend aucun tarif : les prix se fixent dans le devis, à partir de votre besoin (voir combien coûte une assistante virtuelle en France ?).
| Mention | Ce que vous vérifiez | Pourquoi |
|---|---|---|
| Identité du prestataire | Nom, adresse, numéro d'identification de l'entreprise | Retrouver sans erreur la partie qui facture |
| Identité du client | Votre raison sociale et votre adresse exactes | Éviter une facture à corriger ensuite |
| Numéro et date de la facture | Numéro unique, date d'émission | Classement et suivi comptable |
| Date ou période de la prestation | Mois ou semaine concernés | Rattacher la facture à la bonne période |
| Description de la prestation | Forfait, heures ou mission, avec un libellé clair | Rapprocher la facture du devis ou du contrat |
| Prix hors taxes | Prix unitaire ou forfait, quantité, total hors taxes | Contrôler le calcul |
| TVA | Taux et montant, ou mention d'exonération | Savoir comment l'enregistrer en comptabilité |
| Total à payer | Montant final, devise | Régler la somme exacte |
| Conditions de règlement | Date d'échéance, moyen de paiement, pénalités de retard | Respecter les délais convenus |
Cette liste est un repère de lecture, pas la liste légale complète. Pour les mentions obligatoires, voir mentions obligatoires sur une facture : la liste et vérifiez avec votre expert-comptable.
Selon la situation de la prestataire, une facture peut afficher un montant de TVA ou une mention indiquant qu'elle n'en comporte pas. Ce n'est pas à vous de le deviner, ni à cet article de le trancher : le traitement dépend du statut et de la situation de chacun. Si la prestataire est établie hors de France, le traitement de la TVA et les mentions à porter sur la facture peuvent différer de ceux d'une prestataire établie en France.
Pour la déductibilité de la dépense, voir les prestations d'une assistante virtuelle sont-elles déductibles ?.
| Formule | Ce que la facture devrait montrer | Ce que vous rapprochez |
|---|---|---|
| Forfait mensuel | Le mois concerné et le contenu du forfait | Le contrat et le périmètre convenu |
| Heures | Le nombre d'heures et, idéalement, le détail des tâches par date | Votre propre suivi ou le relevé transmis |
| Mission ponctuelle | L'intitulé de la mission et sa date | Le devis accepté |
| Frais ou outils refacturés | Une ligne séparée avec le justificatif si prévu | La clause correspondante du contrat |
Pour choisir la formule, voir taux horaire ou forfait : comment facture une assistante virtuelle ? et forfait mensuel : combien d'heures d'assistance prévoir ?. Pour suivre les heures, voir suivre les heures d'un prestataire : tableau et outils.
Le délai de règlement figure dans le devis ou le contrat et sur la facture. Les délais de paiement entre professionnels sont encadrés par la loi : voir délais de paiement entre professionnels : ce que dit la loi. Le calendrier de la facturation électronique obligatoire évolue : vérifiez-le sur le site des impôts ou auprès de votre expert-comptable, et lisez facturation électronique obligatoire : ce que les PME doivent préparer.
Exemple théorique, entièrement fictif. Une dirigeante reçoit la première facture de son assistante virtuelle. Elle la rapproche du devis : le forfait correspond, mais une ligne intitulée mission ponctuelle ne figure pas dans le devis. Plutôt que de régler ou de refuser, elle écrit pour demander à quelle mission cette ligne se rapporte. La réponse arrive dans le délai habituel : la mission avait été demandée par message en cours de mois et n'avait jamais été chiffrée par écrit. Les deux parties décident d'ajouter à l'avenir un accord écrit avant toute tâche hors forfait. Le contrôle a pris quelques minutes et a évité un malentendu.
| Question | Oui | À clarifier |
|---|---|---|
| L'identité des deux parties est-elle exacte ? | ||
| Le numéro et la date sont-ils présents ? | ||
| La période de la prestation est-elle indiquée ? | ||
| Les lignes correspondent-elles au devis ou au contrat ? | ||
| Le calcul est-il exact ? | ||
| Le traitement de la TVA est-il confirmé par l'expert-comptable ? | ||
| L'échéance et le moyen de paiement sont-ils clairs ? | ||
| La facture est-elle classée et transmise ? |
Une facture contient des coordonnées d'entreprise et parfois des informations personnelles. Échangez-la par un canal sécurisé et ne la diffusez pas plus que nécessaire. Letitia travaillant depuis Madagascar, hors de l'Union européenne, demandez conseil à la CNIL ou à un juriste pour les données personnelles que vous lui confiez, et pour leur transfert hors Union européenne.
Letitia est assistante virtuelle indépendante, basée à Antsirabe (Madagascar), et travaille à distance pour des PME et des entrepreneurs en France. Le décalage avec Paris est d'une heure en été et de deux heures en hiver. Elle répond sous 24 heures ouvrées. Ses conditions de facturation, c'est-à-dire la formule, la périodicité et le délai de règlement, se fixent dans le devis ou le contrat de prestation. Les mentions et le traitement de la TVA qui figureront sur ses factures se confirment avec elle avant la signature, et votre expert-comptable valide le traitement côté comptabilité. Elle ne donne pas de conseil fiscal ni comptable. Si vous le souhaitez, elle peut, dans le cadre convenu, tenir un tableau de suivi des factures à contrôler ; ce périmètre se confirme lors de l'appel découverte.
Réserver un appel découverte de 30 minutes ou écrire via la page contact.
L'identité des deux parties, un numéro et une date, la description de la prestation, le prix hors taxes, le traitement de la TVA, le total à payer et les conditions de règlement. Pour la liste complète des mentions obligatoires, rapprochez-vous de votre expert-comptable.
Cela dépend de sa situation et de son statut : une facture peut comporter un montant de TVA ou une mention d'exonération. Demandez le traitement prévu avant le premier règlement et faites-le confirmer par votre expert-comptable.
Cela dépend de la formule. Avec un forfait, la facture indique le mois et le contenu du forfait. Avec une facturation à l'heure, le nombre d'heures et, si possible, le détail des tâches par date facilitent le contrôle.
Écrivez à la prestataire pour demander des précisions avant de régler et conservez les échanges. Un écart vient souvent d'une tâche demandée en cours de mois et non chiffrée par écrit.
Le délai figure dans le devis ou le contrat et sur la facture. Les délais de paiement entre professionnels sont encadrés par la loi : vérifiez-les auprès de votre expert-comptable ou d'un juriste.
La question dépend de votre situation. Elle est traitée dans un article dédié, et votre expert-comptable confirme le traitement applicable à votre entreprise.
Échangez-la par un canal sécurisé, limitez sa diffusion et classez-la dans un espace à accès restreint. Pour les données personnelles et leur transfert hors Union européenne, demandez conseil à la CNIL ou à un juriste.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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