Les étapes d'un dossier de vente immobilière, de l'offre à l'acte authentique, et comment organiser le suivi des pièces, des délais et des relances.
Le suivi d'un dossier de vente consiste à suivre chaque étape, de l'offre acceptée à la signature de l'acte authentique : pièces à réunir, délais à respecter, échanges avec le notaire, l'acquéreur et le vendeur. Un tableau de suivi tenu à jour, avec des relances datées, évite les oublis qui retardent la signature.
Sur chaque dossier, notez la date de chaque étape, les pièces reçues, les pièces manquantes, la personne à relancer et la prochaine échéance. C'est cette dernière colonne qui fait avancer le dossier.
| Étape | Pièces ou actions | Responsable | Échéance |
|---|---|---|---|
| Offre acceptée | Offre signée, pièce d'identité | Agence | Jour J |
| Avant-contrat | Diagnostics, titre de propriété, règlement de copropriété | Agence et notaire | Selon calendrier convenu |
| Financement | Accord de prêt de l'acquéreur | Acquéreur et courtier | Date de la condition suspensive |
| Préparation de l'acte | Pièces demandées par le notaire | Agence, vendeur, acquéreur | Avant la date de signature |
Exemple théorique. Une agence suit une dizaine de dossiers en parallèle. Chaque lundi, l'assistante passe le tableau en revue, relance les pièces manquantes et signale à la dirigeante les dossiers dont une échéance tombe dans les sept jours. Les chiffres réels dépendent de chaque agence.
Pour les délais légaux précis de chaque dossier, référez-vous au notaire en charge. L'assistante prépare, relance et suit, mais ne se substitue ni à l'agent ni au notaire.
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Offre, avant-contrat, délai de rétractation, levée des conditions suspensives, puis signature de l'acte authentique chez le notaire.
L'agent est responsable de la coordination. Une assistante peut tenir le tableau, relancer les pièces et préparer les échanges.
Avec une liste de pièces par type de dossier, cochée au fil des réceptions, et confrontée aux demandes du notaire.
Un tableur partagé ou le CRM de l'agence suffit, tant que chaque dossier a une prochaine échéance et un responsable.
Oui, elle a travaillé pour la dirigeante d'une agence immobilière, à distance depuis Madagascar, avec une réponse sous 24 h ouvrées.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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