Secrétaire auto-entrepreneur : statut, contrat, facture, TVA et risque de requalification. Ce que le client doit vérifier avant de signer.
Une secrétaire auto-entrepreneur, dont le nom officiel est secrétaire micro-entrepreneuse, est une travailleuse indépendante : elle n'est pas votre salariée, elle facture ses prestations et organise elle-même son travail. Avant de signer, vérifiez quatre points : son immatriculation (numéro SIRET), un contrat de prestation écrit, une facture conforme (mentions obligatoires, mention de TVA ou de franchise) et l'absence de lien de subordination. Le cadre est le même que pour toute secrétaire indépendante, quel que soit le nom du statut choisi.
| Terme | Ce qu'il désigne |
|---|---|
| Auto-entrepreneur | Ancien nom, toujours très utilisé, du régime de la micro-entreprise |
| Micro-entrepreneur | Nom officiel actuel de ce régime |
| Secrétaire indépendante | Le métier, quel que soit le statut juridique choisi (micro-entreprise ou société) |
| Freelance | Autre mot pour indépendante |
Pour le client, la conséquence est simple : quel que soit le mot employé, vous travaillez avec une entreprise individuelle ou une société, pas avec une salariée.
Les premiers résultats parlent surtout du point de vue de la personne qui veut se lancer : démarches de création, cotisations, tarifs, matériel. Quelques annonces cherchent au contraire une secrétaire avec statut d'auto-entrepreneur pour un poste basé dans les locaux du client. Presque aucune page ne répond à la question du client : que vérifier, que doit contenir la facture, où est la limite avec l'emploi salarié ? C'est l'objet de cet article, qui ne traite ni des cotisations de la prestataire ni de ses tarifs.
| Élément | Pourquoi | Comment vérifier |
|---|---|---|
| Immatriculation (SIREN, SIRET) | Confirme l'existence de l'activité | Sur l'annuaire officiel des entreprises et sur le devis |
| Contrat de prestation écrit | Fixe missions, délais, confidentialité, durée, conditions d'arrêt | Voir les clauses dans contrat de prestation avec une assistante virtuelle : les clauses essentielles |
| Devis détaillé | Permet de rapprocher plus tard devis et facture | Missions, volume, tarif unitaire, conditions de règlement |
| Assurance de responsabilité civile professionnelle | Couvre d'éventuelles erreurs dans l'exécution | Demander si elle en a une et une attestation |
| Attestation de vigilance | Obligation du donneur d'ordre au-delà d'un seuil fixé par la réglementation | Vérifier le seuil et la procédure auprès de l'URSSAF |
Pour choisir entre plusieurs profils, voir secrétaire freelance : 8 critères pour bien choisir et, pour comprendre ce qui fait varier un prix, ce qui fait varier le prix d'une secrétaire indépendante.
Une facture entre professionnels doit comporter des mentions précises. Vérifiez au minimum :
La liste complète est détaillée dans mentions obligatoires sur une facture : la liste.
Une micro-entrepreneuse peut bénéficier de la franchise en base de TVA : dans ce cas, sa facture n'affiche pas de TVA et porte une mention spécifique. Sinon, elle facture la TVA. Vous payez dans les deux cas le montant figurant sur la facture ; votre droit de déduire la TVA dépend de votre situation, à confirmer avec votre expert-comptable. Si votre prestataire est établie hors de France, comme Letitia à Madagascar, le traitement de la TVA et les mentions de la facture peuvent différer : demandez conseil à votre expert-comptable avant le premier paiement. Le calendrier de la facturation électronique évolue : vérifiez sur impots.gouv.fr ce qui s'applique à vous et à votre prestataire, et voir facturation électronique obligatoire : ce que les PME doivent préparer.
Un prestataire indépendant choisit ses horaires et ses méthodes, travaille avec ses propres outils et peut avoir plusieurs clients. Si vous fixez ses horaires, contrôlez son travail au quotidien, exigez l'exclusivité ou lui imposez votre matériel et votre présence sur place, la relation peut ressembler à un emploi, avec un risque de requalification. Pour éviter cette situation, définissez des missions, des livrables et des délais plutôt que des horaires, et consultez un juriste ou votre expert-comptable avant de mettre en place une collaboration régulière. Voir aussi embauche aidée ou freelance : que choisir ?
Exemple théorique, entièrement fictif, sans aucun montant. Un cabinet reçoit une première facture qui indique seulement « prestation de secrétariat » et un total. Il demande une version détaillée : période, désignation de chaque mission, quantités, prix unitaire hors taxes, mention de TVA ou de franchise, conditions de règlement. La seconde facture peut alors être rapprochée du devis et du relevé de temps, et classée dans le dossier comptable sans question de l'expert-comptable.
Une secrétaire accède à des données de clients, de fournisseurs et parfois de salariés. Prévoyez une clause de confidentialité, des accès limités et un retrait des droits à la fin de la mission. Si la prestataire est située hors de l'Union européenne, comme Letitia à Madagascar, demandez conseil à la CNIL ou à un juriste sur les garanties à prévoir.
Letitia est assistante virtuelle indépendante, basée à Antsirabe (Madagascar), et travaille à distance pour des PME et des entrepreneurs en France. Le décalage avec Paris est d'une heure en été et de deux heures en hiver. Elle répond sous 24 heures ouvrées et n'assure pas d'astreinte d'urgence sauf accord écrit. Ses informations d'identification et de facturation figurent sur le devis et le contrat : demandez-les avant de commencer, comme pour toute prestataire, et faites valider le traitement de la TVA par votre expert-comptable. Elle ne remplace ni votre expert-comptable ni un juriste, et ne tient pas de standard en direct.
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Non. Elle est indépendante : elle facture ses prestations, organise son travail et peut avoir plusieurs clients. Si le client dirige son travail comme celui d'un salarié, un risque de requalification existe.
Aucune sur le fond. Micro-entrepreneur est le nom officiel actuel du régime, auto-entrepreneur l'ancien nom resté courant.
L'identité et le SIRET de la prestataire, l'identité du client, la date et le numéro de facture, la désignation des prestations, les quantités, le prix unitaire hors taxes, la TVA ou la mention de franchise, et les conditions de règlement. Consultez la liste complète à jour sur un site officiel ou auprès de votre expert-comptable.
Cela dépend de sa situation. Elle peut bénéficier de la franchise en base, auquel cas la facture porte une mention spécifique et n'affiche pas de TVA. Pour une prestataire établie hors de France, demandez conseil à votre expert-comptable.
Il vaut mieux définir des missions, des livrables et des délais. Imposer des horaires et un contrôle permanent peut s'apparenter à un lien de subordination : consultez un juriste ou votre expert-comptable.
C'est fortement recommandé : il fixe les missions, le délai de réponse, la confidentialité, la durée et les conditions d'arrêt. Associez-le à un devis détaillé.
Demandez son devis et son contrat, où figurent ses informations d'identification et de facturation, puis vérifiez-les sur l'annuaire officiel des entreprises. Pour la TVA et les données personnelles, consultez votre expert-comptable et la CNIL ou un juriste.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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