Registre des mandats : tenue, mentions obligatoires et dématérialisation

Le registre des mandats est le document obligatoire sur lequel un professionnel de l’immobilier inscrit, par ordre chronologique et avant leur signature, tous les mandats qu’il reçoit, avec un numéro d’inscription reporté sur l’exemplaire remis au client. Il se tient sur papier relié et coté ou sous forme électronique sécurisée, et se conserve dix ans.

Simple en apparence, le registre est une source fréquente d’erreurs, et un mandat mal inscrit peut coûter des honoraires. Ce guide explique ce que la réglementation impose, comment le remplir, comment passer au registre dématérialisé et comment organiser sa tenue au quotidien, par exemple avec l’aide d’une assistante immobilier qui prépare les mandats pour vous.

À quoi sert le registre des mandats ?

Le registre découle de la loi Hoguet et de son décret d’application du 20 juillet 1972, présentés dans notre synthèse sur la loi Hoguet et les obligations des agences. Il garantit la traçabilité des mandats : chaque engagement pris par un client est daté et numéroté, ce qui empêche l’antidatage et permet de vérifier, en cas de litige ou de contrôle, que le professionnel disposait bien d’un mandat au moment où il a agi.

Tous les mandats sont concernés : vente, recherche, location, gestion. Une agence qui exerce plusieurs activités tient des registres distincts, en général un pour la transaction et un pour la gestion. Il ne faut pas le confondre avec le registre-répertoire, qui concerne les fonds reçus pour le compte des clients.

Les mentions à inscrire

Le modèle de registre est fixé par arrêté du 15 septembre 1972. Si vous achetez un registre papier, vérifiez qu’il y est conforme ; si vous passez par un logiciel, demandez à l’éditeur comment ses champs correspondent au modèle réglementaire. Pour chaque mandat, on retrouve notamment :

• le numéro d’inscription, attribué dans l’ordre chronologique, sans saut ;
• la date du mandat ;
• les nom et adresse du ou des mandants ;
• la nature du mandat (vente, recherche, location, gestion) et la désignation du bien ou de l’opération ;
• les suites données : vente conclue, mandat résilié ou expiré, avenant.

Le numéro doit figurer sur l’exemplaire du mandat qui reste entre les mains du client. C’est le point le plus souvent contrôlé : un mandat dont l’exemplaire client ne porte pas son numéro d’inscription peut être jugé irrégulier et priver l’agence de sa rémunération.

Comment bien remplir le registre : la méthode

1. Réserver le numéro avant la signature. Le numéro est tiré du registre au moment de préparer le mandat, puis reporté sur tous les exemplaires.
2. Vérifier les informations : identité et qualité de chaque mandant (tous les propriétaires, ou leur représentant), adresse exacte et désignation du bien.
3. Inscrire sans blanc ni rature sur un registre papier. En cas d’erreur, on ne rature pas : on annule la ligne selon la procédure prévue et on passe au numéro suivant.
4. Mettre à jour les suites du mandat à chaque événement : avenant de prix, résiliation, vente.
5. Archiver l’exemplaire signé avec son numéro, dans un dossier nommé de façon homogène.

Registre papier ou registre dématérialisé ?

La réglementation admet la tenue sous forme électronique, à condition que le dispositif garantisse l’intégrité et la chronologie des inscriptions. La plupart des logiciels de transaction et des services de signature électronique proposent un registre intégré. Avant de basculer, vérifiez avec votre prestataire les modalités de clôture de l’ancien registre papier et de reprise de la numérotation.

Les erreurs les plus fréquentes

• Numéro oublié sur l’exemplaire client, ou différent de celui du registre.
• Mandat inscrit après sa signature, voire après la visite du bien.
• Un seul des propriétaires mentionné alors que le bien appartient à un couple ou à une indivision.
• Avenants non reportés, ce qui rend le suivi illisible en cas de contrôle.
• Mandats de recherche oubliés, alors qu’ils doivent aussi être inscrits.

Organiser la tenue du registre avec une assistante

La responsabilité du registre incombe au titulaire de la carte, mais sa tenue quotidienne se délègue bien. Une assistante peut préparer chaque mandat à partir de vos informations, réserver le numéro dans le registre électronique, vérifier la concordance des exemplaires, reporter les avenants et les suites, puis archiver le tout. C’est l’une des tâches décrites dans le guide des missions de l’assistante d’agent immobilier.

Cas client. J’assiste au quotidien la dirigeante d’une agence immobilière : gestion de son agenda et de sa boîte mail, organisation des rendez-vous, suivi des dossiers de vente et relances des partenaires. Lire le cas client.

Préparer un contrôle en toute sérénité

Lors d’un contrôle de la DGCCRF ou d’un audit de votre garant, on vous demandera en général le registre, un échantillon de mandats et la preuve que les numéros concordent. Quelques habitudes simplifient ces moments :

• un contrôle mensuel de concordance entre le registre et les mandats archivés ;
• un dossier numérique par mandat, nommé avec son numéro d’inscription ;
• une procédure écrite pour les annulations et les avenants ;
• une sauvegarde régulière si le registre est tenu en ligne.

Ces vérifications prennent peu de temps quand elles sont régulières, et beaucoup quand elles sont faites dans l’urgence. Elles figurent parmi les tâches qu’une assistante peut planifier et exécuter chaque mois.

Le registre dépend lui-même de votre habilitation à exercer : pour les démarches liées à votre titre, lisez l’article suivant, carte professionnelle d’agent immobilier : démarches et renouvellement.

Les courtiers en crédit tiennent eux aussi des dossiers soumis à des exigences de traçabilité. Si vous travaillez avec l’un d’eux, découvrez le rôle de l’assistante d’un courtier en crédit.

Déléguer cette partie de votre activité

Si vous voulez confier ces tâches à distance, découvrez mon offre d’assistante pour agent immobilier ou écrivez-moi. Vous pouvez aussi réserver directement un appel découverte de 30 minutes dans mon agenda : on liste ensemble ce que vous pouvez me déléguer, sans engagement.