Obligations, mentions à inscrire, méthode de remplissage, registre papier ou électronique et erreurs à éviter : le guide pratique du registre des mandats.
Le registre des mandats est le document obligatoire sur lequel un professionnel de l’immobilier inscrit, par ordre chronologique et avant leur signature, tous les mandats qu’il reçoit, avec un numéro d’inscription reporté sur l’exemplaire remis au client. Il se tient sur papier relié et coté ou sous forme électronique sécurisée, et se conserve dix ans.
Simple en apparence, le registre est une source fréquente d’erreurs, et un mandat mal inscrit peut coûter des honoraires. Ce guide explique ce que la réglementation impose, comment le remplir, comment passer au registre dématérialisé et comment organiser sa tenue au quotidien, par exemple avec l’aide d’une assistante immobilier qui prépare les mandats pour vous.
Le registre découle de la loi Hoguet et de son décret d’application du 20 juillet 1972, présentés dans notre synthèse sur la loi Hoguet et les obligations des agences. Il garantit la traçabilité des mandats : chaque engagement pris par un client est daté et numéroté, ce qui empêche l’antidatage et permet de vérifier, en cas de litige ou de contrôle, que le professionnel disposait bien d’un mandat au moment où il a agi.
Tous les mandats sont concernés : vente, recherche, location, gestion. Une agence qui exerce plusieurs activités tient des registres distincts, en général un pour la transaction et un pour la gestion. Il ne faut pas le confondre avec le registre-répertoire, qui concerne les fonds reçus pour le compte des clients.
Le modèle de registre est fixé par arrêté du 15 septembre 1972. Si vous achetez un registre papier, vérifiez qu’il y est conforme ; si vous passez par un logiciel, demandez à l’éditeur comment ses champs correspondent au modèle réglementaire. Pour chaque mandat, on retrouve notamment :
| N° | Date | Mandant | Nature | Bien | Suites données | Statut |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 0409 | 12/10/2026 | M. et Mme Rivière | Vente · exclusif | Maison 5 pièces | Avenant de prix | Avenant |
| 0410 | 15/10/2026 | Mme Delmas | Recherche | Appartement 3 pièces | Mandat en cours | En cours |
| 0411 | 19/10/2026 | Ligne annulée | Erreur de saisie | Numéro non réutilisé | Annulation datée et signée | Annulé |
| 0412 | 19/10/2026 | SCI Les Tilleuls | Vente · simple | Local commercial | Mandat expiré | Expiré |
| 0413 | 27/10/2026 | M. Garnier | Vente · exclusif | Appartement 2 pièces | Vente conclue | Vendu |
Exemple illustré, données fictives : la numérotation est continue, la ligne annulée garde son numéro et ne se rature pas.
Le numéro doit figurer sur l’exemplaire du mandat qui reste entre les mains du client. C’est le point le plus souvent contrôlé : un mandat dont l’exemplaire client ne porte pas son numéro d’inscription peut être jugé irrégulier et priver l’agence de sa rémunération.
Exemple illustré, données fictives : le numéro du registre est identique sur tous les exemplaires du mandat.
Le registre dépend de l’activité exercée et de la carte professionnelle détenue. Le tableau résume la logique générale ; confirmez-la pour votre situation auprès de votre organisation professionnelle, de votre garant ou d’un juriste.
| Activité | Carte professionnelle | Registre à tenir |
|---|---|---|
| Vente, recherche d’un bien, fonds de commerce, entremise en location | Transaction sur immeubles et fonds de commerce | Registre des mandats de transaction |
| Gestion locative, administration de biens | Gestion immobilière | Registre des mandats de gestion |
| Syndic de copropriété | Gestion immobilière (syndic) | Registre des mandats de gestion et de syndic, distinct de celui de la transaction |
| Transaction et gestion à la fois | Les deux mentions | Deux registres distincts, un par activité |
| Type de document | Inscrit au registre ? | Précision |
|---|---|---|
| Mandat de vente (simple, exclusif, semi-exclusif) | Oui | Numéro reporté sur chaque exemplaire |
| Mandat de recherche d’un bien | Oui | Souvent oublié, il doit pourtant être inscrit |
| Mandat de location ou de gestion | Oui | Dans le registre correspondant à l’activité |
| Avenant (prix, durée) | Reporté | Sur la ligne du mandat concerné, avec la date |
| Mandat annulé avant signature | Oui, ligne annulée | Le numéro n’est jamais réutilisé |
Une assistante peut remplir cette fiche à partir de vos informations, pour que le mandat soit complet dès le tirage du numéro :
| Critère | Registre papier | Registre électronique |
|---|---|---|
| Forme | Registre relié, pages cotées sans discontinuité | Service en ligne garantissant l’horodatage et l’intégrité des inscriptions |
| Numérotation | Manuelle, risque d’oubli ou de doublon | Automatique, liée à la création du mandat |
| Travail à plusieurs | Un seul exemplaire, à l’agence | Accessible aux collaborateurs autorisés, y compris à distance |
| Signature électronique | Difficile à articuler | Souvent intégrée au logiciel |
| Conservation | Archivage physique pendant dix ans | Archivage électronique à valeur probante |
La réglementation admet la tenue sous forme électronique, à condition que le dispositif garantisse l’intégrité et la chronologie des inscriptions. La plupart des logiciels de transaction et des services de signature électronique proposent un registre intégré. Avant de basculer, vérifiez avec votre prestataire les modalités de clôture de l’ancien registre papier et de reprise de la numérotation.
| Anomalie | Conséquence possible | Réflexe à adopter |
|---|---|---|
| Numéro absent de l’exemplaire remis au client | Mandat jugé irrégulier, rémunération contestée | Contrôle de concordance avant la remise du mandat |
| Mandat inscrit après la visite du bien | Doute sur l’antériorité du mandat | Tirer le numéro au moment de préparer le mandat |
| Numéros manquants ou ligne raturée | Registre difficile à justifier lors d’un contrôle | Annuler la ligne proprement et passer au numéro suivant |
| Un seul propriétaire cité pour un bien en indivision | Mandat contestable par les autres indivisaires | Vérifier le titre de propriété et la qualité de chaque mandant |
| Avenants non reportés | Suivi illisible, litige possible sur les conditions | Reporter chaque avenant à sa date, sur la ligne du mandat |
Ces conséquences sont données à titre indicatif : les sanctions précises (civiles, pénales ou disciplinaires) dépendent des textes applicables et des faits. Vérifiez-les sur Légifrance ou auprès de votre garant.
La responsabilité du registre incombe au titulaire de la carte, mais sa tenue quotidienne se délègue bien. Une assistante peut préparer chaque mandat à partir de vos informations, réserver le numéro dans le registre électronique, vérifier la concordance des exemplaires, reporter les avenants et les suites, puis archiver le tout. C’est l’une des tâches décrites dans le guide des missions de l’assistante d’agent immobilier.
Cas client. J’assiste au quotidien la dirigeante d’une agence immobilière : gestion de son agenda et de sa boîte mail, organisation des rendez-vous, suivi des dossiers de vente et relances des partenaires. Lire le cas client.
Lors d’un contrôle de la DGCCRF ou d’un audit de votre garant, on vous demandera en général le registre, un échantillon de mandats et la preuve que les numéros concordent. Quelques habitudes simplifient ces moments :
Ces vérifications prennent peu de temps quand elles sont régulières, et beaucoup quand elles sont faites dans l’urgence. Elles figurent parmi les tâches qu’une assistante peut planifier et exécuter chaque mois.
Le registre dépend lui-même de votre habilitation à exercer : pour les démarches liées à votre titre, lisez l’article suivant, carte professionnelle d’agent immobilier : démarches et renouvellement.
Les courtiers en crédit tiennent eux aussi des dossiers soumis à des exigences de traçabilité. Si vous travaillez avec l’un d’eux, découvrez le rôle de l’assistante d’un courtier en crédit.
Letitia prépare les mandats, vérifie la concordance des numéros et archive les exemplaires signés. Vous gardez la validation.
Si vous voulez confier ces tâches à distance, découvrez mon offre d’assistante pour agent immobilier ou écrivez-moi. Vous pouvez aussi réserver directement un appel découverte de 30 minutes dans mon agenda : on liste ensemble ce que vous pouvez me déléguer, sans engagement.
Oui. Tout professionnel soumis à la loi Hoguet doit tenir un registre sur lequel il inscrit chronologiquement tous les mandats reçus, avec un numéro reporté sur l’exemplaire remis au client.
Le registre et les mandats se conservent dix ans. Sous forme électronique, l’archivage doit garantir l’intégrité et la valeur probante des inscriptions.
Oui, à condition d’utiliser un dispositif qui garantit l’horodatage, la chronologie et l’intégrité des inscriptions. Beaucoup de logiciels de transaction proposent un registre intégré.
Le mandat risque d’être jugé irrégulier, ce qui peut priver l’agence de ses honoraires même si la vente a été conclue grâce à elle.
Oui, une agence qui exerce à la fois la transaction et la gestion tient en principe des registres distincts pour chaque activité.
Le mandat immobilier est le contrat écrit par lequel un propriétaire ou un acquéreur autorise un professionnel à agir pour lui : vendre ou louer un bien, en rechercher un, ou le gérer. Il est numéroté et inscrit au registre des mandats.
Le numéro d’inscription, la date, l’identité et l’adresse des mandants, la nature du mandat et la désignation du bien, puis les suites données : vente conclue, résiliation, expiration ou avenant.
Un registre des mandats de transaction pour la carte Transaction, un registre de gestion (et de syndic) pour la carte Gestion immobilière. Avec les deux activités, il faut deux registres distincts. Confirmez votre cas avec votre organisation professionnelle ou votre garant.
Sur un registre papier, on ne rature pas : on annule la ligne selon la procédure prévue et on passe au numéro suivant. Sur un registre électronique, l’annulation doit rester tracée et horodatée.
Oui. Tous les mandats reçus doivent être inscrits : vente, recherche, location et gestion. Les mandats de recherche sont les plus souvent oubliés lors des contrôles.
La responsabilité reste celle du titulaire de la carte, mais une assistante peut préparer les mandats, réserver le numéro dans un registre électronique, vérifier la concordance des exemplaires et archiver. Prévoyez un accès limité et une procédure écrite, et validez vous-même chaque mandat.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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