Déclaration sur l'honneur, formulaires, capacités, attestations : la liste indicative des pièces d'un dossier de candidature à un marché public, et la méthode pour les suivre.
Un dossier de candidature à un marché public regroupe les documents qui montrent à l'acheteur que votre entreprise peut se présenter et qu'elle est capable d'exécuter le marché : une déclaration sur l'honneur, les formulaires demandés, les justificatifs sur votre situation juridique, vos capacités économiques, financières, techniques et professionnelles, et, selon la consultation, des attestations fiscales et sociales. La liste exacte figure toujours dans le règlement de consultation. Ces pièces viennent de plusieurs sources et ont des dates de validité : leur suivi est un travail de coordination qu'une assistante virtuelle pour PME peut tenir, pendant que vous gardez les décisions.
Une réponse à un marché public comporte en général deux ensembles. Le dossier de candidature présente l'entreprise. Le dossier d'offre présente ce qu'elle propose, avec l'offre financière et l'offre technique. Cet article traite du premier ; pour le second et pour le calendrier d'ensemble, voir répondre à un appel d'offres : le travail administratif à préparer.
| Dossier | Ce qu'il montre à l'acheteur | Contenu typique (exemples) |
|---|---|---|
| Candidature | Que l'entreprise peut se présenter et qu'elle a les capacités d'exécuter le marché | Déclaration sur l'honneur, formulaires, Kbis, capacités, références, attestations |
| Offre | Ce que l'entreprise propose pour ce marché | Acte d'engagement, prix, mémoire technique, annexes |
La façon dont ces dossiers sont examinés, et le moment où certaines pièces sont demandées, sont précisés par le règlement de consultation de chaque marché : c'est lui qui fait foi.
Les premiers résultats sont surtout des pages officielles et des sites d'information sur la commande publique : le portail Entreprendre de Service-Public, Légifrance, des réseaux régionaux d'accompagnement, des sites spécialisés dans les marchés publics et quelques guides de cabinets ou d'éditeurs. Tous expliquent ce qu'est une candidature et énumèrent les pièces possibles. Peu détaillent l'organisation concrète : qui fournit quoi, à quelle date, avec quelle validité, et comment ne rien oublier le jour du dépôt. C'est l'angle de cet article, pensé pour une PME ou une TPE qui prépare sa candidature.
| Famille de pièces | Exemples (selon la consultation) | Source habituelle | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| Déclaration sur l'honneur | Déclaration de ne relever d'aucun cas d'interdiction de soumissionner | Vous, sur le modèle de l'acheteur ou de la plateforme | Signée par une personne habilitée, contenu lu en entier |
| Formulaires de candidature | DC1, DC2 ou DUME, selon ce que demande l'acheteur | Acheteur ou plateforme | Version et formulaire indiqués dans le règlement |
| Situation juridique | Extrait Kbis ou document équivalent, statuts, pouvoir du signataire | Greffe, guichet unique, vous | Date d'édition, nom exact du signataire |
| Capacité économique et financière | Chiffre d'affaires, attestation d'assurance, déclarations bancaires si demandées | Comptabilité, expert-comptable, assureur, banque | Années et niveaux demandés, chiffres exacts |
| Capacités techniques et professionnelles | Références, effectifs, moyens, certifications | Vous et vos clients | Références vérifiables, accord du client |
| Attestations fiscales et sociales | Attestations des administrations concernées | Espaces en ligne des administrations | Moment où elles sont exigées, date de validité |
Cette liste est indicative. La liste des renseignements et des documents que l'acheteur peut demander est encadrée par un arrêté du 22 mars 2019, consultable sur Légifrance : vérifiez la version en vigueur et, pour toute question de recevabilité, demandez conseil à un juriste ou au service d'accompagnement des entreprises de votre CCI. La page Entreprendre de Service-Public sur la préparation du dossier de candidature donne une première vue d'ensemble.
| Pièce | Question à se poser | Action |
|---|---|---|
| Extrait Kbis | La date d'édition demandée est-elle respectée ? | Redemander une version récente si nécessaire |
| Attestations fiscales et sociales | Sont-elles valables à la date exigée ? | Inscrire la date de validité dans le tableau de suivi |
| Attestation d'assurance | Couvre-t-elle la période et les garanties demandées ? | Contacter l'assureur avant la date limite |
| Références | Le client est-il d'accord, les informations sont-elles exactes ? | Faire relire la référence par le client |
Exemple théorique, entièrement fictif. Une PME de services prépare sa première candidature. Dès la lecture du règlement, elle dresse la liste de quatorze pièces et les range dans les six familles du tableau. En contrôlant les dates, elle s'aperçoit qu'une attestation d'assurance ne correspond pas à la période demandée et la redemande à son assureur bien avant la date limite. Elle découvre aussi que la raison sociale est écrite de deux façons différentes dans deux formulaires, et corrige l'écart avant le dépôt. Rien d'extraordinaire dans ces deux cas : ils se règlent facilement parce qu'ils sont vus à l'avance, et c'est exactement ce que le suivi par tableau permet.
| Champ | À renseigner |
|---|---|
| Acheteur et objet | Nom de l'organisme, intitulé de la consultation |
| Date et heure limite | Jour, heure, fuseau horaire |
| Pièce | Intitulé exact tiré du règlement |
| Famille | Déclaration, formulaire, situation juridique, capacités, attestations |
| Source et responsable | D'où vient la pièce, qui la fournit |
| État | À demander, reçue, contrôlée, signée |
| Date de validité | Date à respecter selon le règlement |
| Date de relance | Prochaine relance prévue |
| Nom du fichier | Selon la règle de nommage |
Un dossier de candidature contient des informations d'entreprise et parfois des données personnelles : noms de dirigeants et de salariés, curriculum vitae, coordonnées de clients qui fournissent une référence. Partagez ces documents par un espace sécurisé plutôt que par des messages classiques et limitez les accès. Letitia travaillant depuis Madagascar, hors de l'Union européenne, demandez conseil à la CNIL ou à un juriste avant de lui confier des données personnelles, et vérifiez les règles de confidentialité propres à chaque consultation.
Letitia est assistante virtuelle indépendante, basée à Antsirabe (Madagascar), et travaille à distance pour des PME et des entrepreneurs en France. Le décalage avec Paris est d'une heure en été et de deux heures en hiver. Elle répond sous 24 heures ouvrées. Pour ce sujet, elle peut dresser la liste des pièces à partir du règlement que vous lui transmettez, tenir la fiche de suivi, relancer les personnes qui doivent fournir un document, contrôler la présence et la date de chaque pièce, nommer et classer les fichiers, mettre en forme les documents et préparer l'archivage. Elle ne décide pas de candidater, ne signe pas à votre place, ne remplit pas à votre place les déclarations qui engagent votre responsabilité, ne juge pas de la recevabilité de votre candidature et ne donne pas de conseil juridique. Qui effectue le dépôt se décide ensemble, et le périmètre exact se confirme lors de l'appel découverte.
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Selon la consultation : une déclaration sur l'honneur, les formulaires demandés, des justificatifs sur la situation juridique de l'entreprise, des éléments sur ses capacités économiques, financières, techniques et professionnelles, et parfois des attestations fiscales et sociales. La liste exacte figure dans le règlement de consultation.
Cela dépend de chaque marché : l'acheteur fixe dans le règlement de consultation les pièces qu'il demande, dans le cadre des textes qui encadrent la liste des documents exigibles. Il n'existe pas de liste unique valable partout.
La candidature présente l'entreprise et ses capacités. L'offre présente ce qu'elle propose pour le marché, avec le prix et, en général, un mémoire technique.
Ce sont des formulaires utilisés pour la candidature. Le DUME est un formulaire européen standardisé qui peut être utilisé à la place d'autres documents si l'acheteur l'accepte ou l'exige. Le règlement de consultation indique celui à fournir.
Oui pour la partie administrative : liste des pièces, suivi, relances, contrôle des dates, nommage, mise en forme et archivage. La décision de candidater, les déclarations qui engagent l'entreprise et les signatures restent de votre ressort.
Selon les règles de la consultation, le dossier peut donner lieu à une demande de régularisation ou être écarté. Pour les règles précises, renseignez-vous auprès d'un juriste ou d'un service d'accompagnement des entreprises.
Utilisez un espace de partage sécurisé, limitez les accès et conservez une copie du dossier. Pour les données personnelles et leur transfert hors Union européenne, demandez conseil à la CNIL ou à un juriste.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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