Trello : suivre les tâches confiées à son assistante

Trello est un outil de gestion des tâches en ligne organisé en tableaux, listes et cartes : chaque carte représente une tâche, et on la fait glisser d’une liste à l’autre à mesure qu’elle avance, par exemple « À faire », « En cours », « À valider », « Terminé ». Pour suivre les tâches confiées à une assistante, il offre une vue d’ensemble immédiate : qui fait quoi, pour quand, et ce qui attend votre validation.

Quand on commence à déléguer, la première difficulté n’est pas de confier les tâches, mais de savoir où elles en sont sans relancer par e-mail. Trello règle ce problème avec un tableau visuel que le dirigeant et l’assistante consultent en permanence. Je l’utilise avec plusieurs clients pour organiser le travail à distance depuis Antsirabe, à Madagascar, comme expliqué sur la page comment travailler avec une assistante virtuelle. Cet article fait partie de notre panorama des outils d’une assistante virtuelle.

Comment fonctionne Trello

• le tableau : un espace par sujet, par exemple « Tâches de l’assistante » ;
• les listes : les colonnes du tableau, qui représentent souvent les étapes ;
• les cartes : les tâches, avec description, échéance, responsable, pièces jointes, liste de contrôle et commentaires ;
• les étiquettes : des couleurs pour classer les cartes par type ou par priorité ;
• les automatisations : des règles simples, par exemple déplacer une carte quand sa liste de contrôle est terminée.

Trello propose une offre gratuite et des offres payantes avec davantage de fonctions et de vues. Les conditions évoluent : vérifiez les offres en vigueur sur le site officiel.

Le tableau type pour suivre les tâches déléguées

Rédiger une bonne carte

Une carte bien remplie évite les allers-retours. Elle contient :

• un titre d’action : « Relancer les devis de septembre » plutôt que « Devis » ;
• une description courte : le contexte et le résultat attendu ;
• une échéance réaliste ;
• une liste de contrôle pour les tâches en plusieurs étapes ;
• les pièces jointes ou liens utiles, sans jamais de mot de passe en clair ;
• une étiquette de priorité si nécessaire.

Les échanges se font ensuite dans les commentaires de la carte, ce qui garde tout l’historique au même endroit.

Les rituels qui font fonctionner le tableau

1. Chaque matin, l’assistante consulte les nouvelles demandes et met à jour les cartes en cours.
2. Chaque jour ou tous les deux jours, le dirigeant passe cinq minutes sur la liste « À valider ».
3. Chaque semaine, un point de quinze minutes permet de revoir les priorités et les blocages.
4. Chaque mois, on archive les cartes terminées et on ajuste les tâches récurrentes.

Sans ces rituels, le meilleur tableau se transforme vite en liste oubliée. Avec eux, il remplace une bonne partie des e-mails de suivi.

Exemple théorique : une semaine avec Trello

Lundi matin, la dirigeante d’un cabinet dépose trois cartes dans « Demandes » depuis son téléphone : préparer le dossier d’un rendez-vous de jeudi, relancer deux devis, réserver un déplacement. L’assistante les déplace dans « À faire » avec une échéance, puis dans « En cours ». Mardi, le dossier est prêt et passe dans « À valider » ; la dirigeante le relit en cinq minutes et le valide d’un commentaire. Mercredi, les relances sont faites, avec les réponses notées dans la carte. Jeudi, le déplacement est réservé et le récapitulatif joint à la carte. Vendredi, le point hebdomadaire dure dix minutes, puisque tout est déjà visible dans le tableau. Aucun e-mail de suivi n’a été nécessaire.

Les tâches récurrentes

Pour les tâches qui reviennent chaque semaine ou chaque mois, comme la facturation, la relance des impayés ou la préparation des pièces comptables, créez une carte modèle avec sa liste de contrôle, puis dupliquez-la ou programmez sa création automatique selon les fonctions de votre offre. La procédure détaillée peut être liée depuis la carte, pour que la tâche soit réalisée de la même façon à chaque fois.

Trello ou Notion ?

Les deux outils répondent à des besoins proches ; le bon choix est celui que vous ouvrirez vraiment. Notion est présenté en détail dans notre article sur Notion pour organiser son entreprise.

Sécurité et accès

• invitez votre assistante avec son propre compte, jamais avec le vôtre ;
• limitez l’accès aux tableaux utiles ;
• ne stockez aucun mot de passe dans les cartes : utilisez un gestionnaire de mots de passe ;
• retirez les accès des personnes qui ne travaillent plus avec vous.

Les erreurs à éviter

• créer trop de listes et d’étiquettes dès le départ ;
• déposer des demandes par e-mail en plus du tableau, ce qui disperse l’information ;
• laisser la liste « À valider » s’allonger sans réponse ;
• ne jamais archiver, jusqu’à ce que le tableau devienne illisible.

Trello s’intègre facilement avec d’autres outils du quotidien, comme l’agenda ou les outils de prise de rendez-vous, présentés dans notre comparatif des outils de prise de rendez-vous en ligne. J’utilise en priorité vos outils existants ; si vous partez de zéro, je peux mettre en place ce tableau avec vous. Le décalage horaire est d’une heure avec Paris en été et de deux heures en hiver, et je réponds sous 24 heures ouvrées.

L’outil ne remplace pas la méthode : pour bien confier vos tâches, lisez notre guide complet pour déléguer à une assistante virtuelle.

Déléguer cette partie de votre activité

Si vous voulez confier ces tâches à distance, découvrez comment je travaille à distance ou écrivez-moi. Vous pouvez aussi réserver directement un appel découverte de 30 minutes dans mon agenda : on liste ensemble ce que vous pouvez me déléguer, sans engagement.