Documents, pointage, analyse des écarts, régularisation et exemple chiffré théorique : la méthode simple du rapprochement bancaire pour une TPE ou une PME.
Le rapprochement bancaire consiste à comparer, à une date donnée, les opérations du relevé bancaire avec celles enregistrées dans la comptabilité ou le logiciel de gestion de l’entreprise, puis à expliquer chaque écart. La méthode tient en quatre étapes : réunir les documents, pointer les opérations communes, analyser les écarts, puis régulariser et documenter. Fait chaque mois, il sécurise la trésorerie et prépare le travail de l’expert-comptable.
En comptabilité, on compare le relevé de la banque avec le compte « Banque » de l’entreprise, le compte 512 du plan comptable. Dans une petite entreprise, la version pratique consiste souvent à vérifier que chaque mouvement bancaire a sa pièce justificative, et que chaque facture payée apparaît bien sur le relevé. C’est une tâche centrale de mon service de pré-comptabilité et facturation, que j’assure à distance depuis Antsirabe, à Madagascar. Cet article prolonge notre liste des documents à préparer chaque mois pour l’expert-comptable.
Il est recommandé de le faire au moins une fois par mois. Plus on attend, plus les écarts sont difficiles à expliquer.
Vérifiez que le rapprochement du mois précédent était équilibré, et reprenez les opérations qui restaient en suspens, par exemple un chèque émis mais pas encore encaissé.
Cochez chaque opération qui figure à la fois sur le relevé et dans vos enregistrements, avec le même montant. Attention au sens : un encaissement apparaît au crédit du relevé bancaire mais au débit du compte banque de l’entreprise, car la banque et l’entreprise tiennent chacune leur compte de leur point de vue.
Les opérations non pointées relèvent de quatre situations :
| Type d’écart | Exemples | Action |
|---|---|---|
| Décalage temporel | Chèque émis non encore encaissé, virement en cours | Reporter au mois suivant |
| Opération non enregistrée | Frais bancaires, prélèvement, agios, abonnement | Enregistrer avec le justificatif |
| Erreur de saisie | Montant inversé, doublon, mauvaise date | Corriger |
| Opération inconnue | Prélèvement non identifié | Enquêter, contacter la banque si besoin |
Enregistrez les opérations manquantes, corrigez les erreurs, puis établissez l’état de rapprochement : un document court qui part du solde bancaire, ajoute et retranche les opérations en suspens, et doit retomber sur le solde de vos enregistrements. Gardez-le : il servira au mois suivant et à la clôture annuelle.
À la fin du mois, le relevé bancaire affiche un solde de 12 400 €, et le logiciel de l’entreprise un solde de 11 950 €. Le pointage fait apparaître deux écarts : un chèque de 480 € émis à un fournisseur, pas encore encaissé, et des frais bancaires de 30 € non enregistrés. On enregistre les 30 € de frais, le solde de l’entreprise passe à 11 920 €. L’état de rapprochement part du solde bancaire de 12 400 €, retranche le chèque en suspens de 480 €, et retombe sur 11 920 € : le rapprochement est équilibré. Ces montants sont un exemple théorique.
Le rapprochement bancaire compare la banque et la comptabilité. Le lettrage associe une facture à son règlement dans un compte client ou fournisseur, pour savoir ce qui reste dû. Les deux se complètent : le rapprochement confirme que l’argent est bien passé, le lettrage indique quelle facture il a soldée.
Dans une TPE, trois organisations coexistent. Le dirigeant le fait lui-même, souvent tard et de façon irrégulière. L’expert-comptable le fait lors de la tenue des comptes, parfois une fois par trimestre ou à la clôture, ce qui retarde la détection des anomalies. Ou bien une assistante réalise chaque mois le pointage et la collecte des justificatifs, et transmet au cabinet un dossier où chaque mouvement est expliqué. Cette dernière organisation est souvent la plus efficace : le travail de préparation est fait au fil de l’eau, et l’expert-comptable se concentre sur les écritures et le contrôle.
Pour une petite entreprise avec quelques dizaines de mouvements par mois et un logiciel qui récupère les relevés, le pointage mensuel prend souvent moins d’une heure quand il est fait régulièrement. Le temps augmente vite quand on laisse s’accumuler plusieurs mois ou quand les justificatifs sont éparpillés.
La plupart des logiciels de gestion et des banques en ligne récupèrent automatiquement les relevés et proposent un rapprochement assisté : ils suggèrent la facture correspondant à chaque mouvement. C’est un gain de temps réel, mais un contrôle humain reste nécessaire pour les cas particuliers, les paiements groupés et les opérations inconnues. Un tableur suffit aux très petites structures.
Les notes de frais sont une source fréquente d’écarts : leur collecte et leur suivi font l’objet de notre article sur les notes de frais. Pour situer le rapprochement dans l’ensemble des tâches administratives, consultez notre guide de la gestion administrative d’une PME.
Je réalise le pointage mensuel, j’identifie les écarts, je réclame les justificatifs manquants et je transmets un dossier propre à votre expert-comptable, qui reste responsable de la tenue des comptes. Le décalage horaire est d’une heure avec Paris en été et de deux heures en hiver. Pour une aide plus large sur l’administratif, voyez les missions d’une assistante administrative.
Si vous voulez confier ces tâches à distance, découvrez mon offre de pré-comptabilité et facturation ou écrivez-moi. Vous pouvez aussi réserver directement un appel découverte de 30 minutes dans mon agenda : on liste ensemble ce que vous pouvez me déléguer, sans engagement.
C’est un contrôle qui consiste à comparer, à une date donnée, les opérations du relevé bancaire avec celles enregistrées par l’entreprise, puis à expliquer chaque écart pour vérifier la concordance des soldes.
Détecter les erreurs et les oublis, identifier les pièces manquantes, suivre la trésorerie réelle et repérer les anomalies, comme un prélèvement inconnu ou un paiement en double.
Le rapprochement compare la banque et la comptabilité ; le lettrage associe une facture à son règlement dans un compte client ou fournisseur. Les deux contrôles se complètent.
Au moins une fois par mois. Plus l’intervalle est long, plus les écarts sont difficiles à expliquer et plus la clôture annuelle devient lourde.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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