Un modèle de fiche de poste d'assistante administrative, à adapter si vous recrutez ou si vous externalisez à une indépendante : missions, profil, outils.
Une fiche de poste d'assistante administrative décrit l'intitulé, le rattachement, les missions, le profil et les outils attendus. La rédiger clarifie votre besoin, que vous recrutiez une salariée ou que vous confiiez ces missions à une assistante indépendante.
Intitulé : assistante administrative. Rattachement : dirigeant ou responsable administratif. Mission : assurer le bon fonctionnement administratif de l'entreprise. Activités : gérer le courrier et les emails, tenir l'agenda, saisir et classer les documents, préparer les devis et factures, relancer les impayés. Profil : sens de l'organisation, discrétion, maîtrise des outils bureautiques. Supprimez tout ce qui ne vous concerne pas et ajoutez vos spécificités métier.
| Mission | Faisable à distance | À prévoir |
|---|---|---|
| Gestion de l'agenda et des emails | Oui | Accès délégué à la messagerie |
| Saisie et classement de documents | Oui | Dossiers partagés et règles de nommage |
| Devis, factures, relances | Oui | Accès à l'outil de facturation |
| Accueil physique des visiteurs | Non | Présence sur place |
| Courrier papier | En partie | Numérisation ou domiciliation |
Exemple théorique. Une agence de trois personnes rédige sa fiche de poste et constate que 80 % des tâches listées sont numériques. Elle décide de les confier à une assistante à distance sur quelques heures par semaine, plutôt que de recruter un poste à temps plein. Les proportions varient selon chaque structure.
Pour un salarié, vérifiez les obligations liées au contrat auprès d'un juriste ou de votre expert-comptable. Pour une prestation à distance, la fiche de poste sert de base au cahier des charges.
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L'intitulé, le rattachement, les missions, le profil recherché, les outils utilisés et les conditions d'exercice.
Les fiches métier évoquent souvent un niveau bac à bac+2 en secrétariat, bureautique ou gestion, mais l'expérience et la fiabilité comptent autant pour votre besoin.
Oui. Elle devient la base du cahier des charges que vous partagez avec une assistante indépendante.
Cinq à dix missions claires suffisent. Trop de détails rendent la fiche difficile à lire et à faire évoluer.
Oui : immobilier, courtage ou conciergerie ont chacun leurs tâches et leurs documents spécifiques à ajouter.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
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