Contrat, déclaration préalable à l'embauche, dossier du salarié, registre du personnel, mutuelle, visite médicale : la checklist administrative pour l'arrivée d'un salarié en TPE ou PME, avec un tableau de suivi.
La checklist administrative d'arrivée d'un salarié tient en cinq blocs : le contrat de travail signé, la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) envoyée avant la prise de poste, le dossier du salarié avec ses pièces, l'inscription au registre du personnel avec les affiliations, puis le contrôle de la première paie. Elle se prépare avant le jour J et se suit dans un tableau daté. Une assistante pme peut tenir ce suivi ; les points de droit du travail restent à valider avec l'expert-comptable, le service de paie ou un juriste.
Dans une petite structure, l'embauche se fait souvent entre deux rendez-vous : le contrat est signé au dernier moment, un document manque, la mutuelle n'est pas renseignée, et la première paie révèle l'erreur. Une checklist évite ces oublis et donne à chaque salarié la même qualité d'accueil, sans dépendre de la mémoire du dirigeant.
Quand on cherche « checklist arrivée nouveau salarié » sur Google en France, les premiers résultats sont des guides RH d'éditeurs de logiciels, de sites d'emploi et de fournisseurs de services aux entreprises. Ils listent en général la préparation du contrat et de la DPAE, la collecte des documents (pièce d'identité, attestation de sécurité sociale, RIB), l'organisation du poste de travail et l'accueil. Les questions fréquentes portent sur les formalités obligatoires et sur les étapes clés d'une intégration réussie. Cet article reprend ces points sous l'angle administratif et ajoute un suivi daté, utile quand plusieurs arrivées se succèdent.
| Moment | Tâches administratives | Qui valide |
|---|---|---|
| Avant l'arrivée | Contrat de travail préparé et signé, DPAE transmise avant la prise de poste, liste des pièces envoyée au salarié | Dirigeant, avec l'expert-comptable ou le service de paie |
| Jour J | Pièces reçues et vérifiées, inscription au registre du personnel, informations sur la mutuelle et la prévoyance remises, accès et matériel prêts | Dirigeant ou responsable |
| Première semaine | Visite d'information et de prévention à organiser avec le service de santé au travail, données transmises à la paie, livret d'accueil remis | Dirigeant, service de santé au travail |
| Premier mois | Contrôle de la première paie, point de suivi avec le salarié, dossier archivé | Dirigeant, expert-comptable |
Les obligations exactes (délais, organismes, mentions) dépendent du type de contrat, de la convention collective et de la situation du salarié : elles sont à confirmer auprès de l'URSSAF ou de la MSA pour la DPAE, de l'expert-comptable ou d'un juriste pour le reste. Voir aussi administration du personnel en TPE : les tâches déléguables.
| Se délègue | Reste au dirigeant ou à un professionnel |
|---|---|
| Préparer et envoyer la liste des pièces au salarié | Décider des conditions d'embauche et signer le contrat |
| Relancer pour les pièces manquantes et classer le dossier | Valider les mentions du contrat (juriste ou expert-comptable) |
| Tenir le tableau de suivi de l'arrivée | Effectuer les déclarations qui engagent l'employeur, selon les accès et mandats prévus |
| Préparer le livret d'accueil et l'agenda des premiers jours | Accueillir le salarié et lui présenter son rôle |
| Transmettre les informations à la paie, sur validation | Décider des affiliations et des avantages |
Pour faire le tri entre recruter, externaliser ou faire appel à un freelance, voir recruter une assistante ou externaliser : la grille de décision et embauche aidée ou freelance : comparer les options.
Exemple théorique, sans valeur de moyenne. Une TPE prévoit 12 tâches administratives par arrivée (contrat, DPAE, pièces, registre, affiliations, paie, etc.), d'environ 10 minutes chacune en moyenne. Elle accueille 3 salariés dans l'année.
C'est peu sur l'année, mais ce temps se concentre sur quelques jours critiques, autour d'un moment où le dirigeant doit être disponible pour son nouveau salarié. Le calcul est à adapter à votre volume d'embauches, à la complexité de vos contrats et à votre outil de paie.
Une feuille par salarié, avec les mêmes colonnes pour chaque arrivée :
Ce suivi s'inscrit dans l'organisation générale décrite dans suivi des congés et absences dans une petite équipe, qui prolonge la fiche d'arrivée une fois le salarié en poste.
Le dossier contient des données sensibles : pièce d'identité, numéro de sécurité sociale, RIB, coordonnées. Conservez-les dans un espace à accès limité, ne les diffusez pas par messagerie ordinaire et supprimez ou archivez selon les durées applicables. Si une assistante y accède, le contrat de prestation doit prévoir la confidentialité. Letitia travaille à distance depuis Madagascar : les questions de transfert de données hors Union européenne sont à faire valider par un juriste ou auprès de la CNIL, avant de lui confier des pièces d'identité ou des RIB.
Elle ne remplace ni l'expert-comptable, ni un juriste, ni le dirigeant pour les décisions d'embauche. Letitia travaille à distance depuis Madagascar pour des entreprises en France, avec un décalage d'une heure en été et de deux heures en hiver, une réponse sous 24 heures ouvrées et sans astreinte d'urgence, sauf accord écrit. Pour situer cette fonction dans l'ensemble de l'administratif d'une PME, voir gestion administrative d'une PME : le guide complet et gestion administrative d'entreprise : les tâches récurrentes.
Pour le détail des missions d'une assistante administrative, voir missions d'une assistante administrative : la liste complète.
Réserver un appel découverte de 30 minutes ou écrire via la page contact.
Contrat de travail, DPAE avant la prise de poste, dossier du salarié, inscription au registre du personnel, informations et affiliations (mutuelle, prévoyance), visite d'information et de prévention, puis contrôle de la première paie. Les détails dépendent du contrat et de la convention collective.
C'est la déclaration préalable à l'embauche, transmise à l'organisme compétent (URSSAF ou MSA) avant la prise de poste. Conservez l'accusé de réception. Les modalités se vérifient auprès de l'organisme.
Une pièce d'identité, les informations de sécurité sociale, un RIB, ses coordonnées et, selon sa situation, les documents qui justifient son droit de travailler en France. Ne demandez que ce qui est nécessaire.
Préparer avant l'arrivée (contrat, DPAE, poste), accueillir le jour J (pièces, registre, informations), organiser la première semaine (visite, livret, agenda) et faire un point à la fin du premier mois.
La date de début, l'horaire, la qualification, la rémunération et les affiliations. Faites la vérification avec l'expert-comptable ou le service de paie avant le versement.
Oui pour le suivi, la collecte des pièces, le classement et la préparation des documents. Le contrat, les décisions d'embauche et les déclarations qui engagent l'employeur restent au dirigeant ou à des professionnels.
Cela varie selon le contrat et l'entreprise. Dans notre exemple théorique, 12 tâches de 10 minutes représentent 2 heures par arrivée. Adaptez le calcul à votre cas.
Assistante virtuelle indépendante basée à Madagascar, je travaille à distance et en français pour des dirigeants de PME, agences immobilières, courtiers et conciergeries en France.
Logiciel de facturation pour TPE : critères de choix, facturation électronique, grille de comparaison et tâches qu'une assistante peut faire dans l'outil.
Lire l’article : Logiciels de facturation pour TPE : comparatifDirigeant de TPE sans salarié : cinq circuits, un rythme quotidien, hebdomadaire et mensuel, et la liste de ce que vous pouvez déléguer pour tenir l'administratif…
Lire l’article : Dirigeant seul : organiser l’administratif sans salariéDevis, relances, suivi des commandes, mise à jour du CRM : ce qu'une assistante commerciale freelance peut prendre en charge dans une PME, et ce qui…
Lire l’article : Assistante commerciale freelance : ce qu’elle apporte à une PMEAppel découverte gratuit de 30 minutes : on liste vos tâches, je vous dis ce que je peux prendre en charge et à quel tarif.
Réserver mon appel découverte
