Télésecrétariat : plus un appel manqué
Vos appels décrochés sous votre identité, vos rendez-vous pris, votre agenda tenu. Une télésecrétaire francophone dédiée, sans standard à installer ni salarié à recruter.
Qu'est-ce que le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat consiste à confier à distance vos tâches de secrétariat, à commencer par l'accueil téléphonique. Une télésecrétaire répond à vos appels avec votre formule d'accueil, qualifie la demande et agit selon vos consignes : transmission du message, prise de rendez-vous ou orientation vers le bon interlocuteur.
Pour votre appelant, rien ne distingue ce service d'un accueil interne. Pour vous, la différence est nette : plus d'appel perdu pendant une réunion, un déplacement ou un congé, et aucun poste à financer.
Le télésecrétariat va au-delà du simple filtrage : il englobe la gestion d'agenda, la rédaction de courriers, la relance de règlements et le suivi administratif courant.
La permanence téléphonique en pratique
Une ligne toujours décrochée, avec vos consignes appliquées à la lettre.
Accueil personnalisé
Décroché avec votre formule d'accueil et votre nom commercial. Votre image reste la vôtre du premier mot.
Filtrage et qualification
Identification de l'appelant et du motif, tri des démarchages, transmission uniquement de ce qui mérite votre attention.
Prise de rendez-vous
Créneaux posés directement dans votre agenda en ligne, avec confirmation et rappel à l'appelant.
Gestion des urgences
Une procédure d'escalade définie avec vous : ce qui est urgent vous parvient immédiatement, le reste attend.
Débordement d'appels
Prise en charge uniquement quand votre ligne est occupée ou hors de vos plages de disponibilité.
Compte rendu d'activité
Historique des appels traités, motifs récurrents et messages transmis, consultable à tout moment.
Pourquoi externaliser l'accueil téléphonique ?
Le téléphone reste le premier canal de contact des TPE et des professions libérales.
Un appel manqué est un client perdu
La majorité des appelants professionnels ne laissent pas de message et ne rappellent pas. Ils composent le numéro suivant. Une permanence transforme ce volume perdu en opportunités qualifiées.
Des journées enfin sans interruption
Le coût réel du téléphone n'est pas la durée de l'appel mais la rupture de concentration. Le filtrage vous rend des plages de travail continues.
Une image de structure établie
Un accueil professionnel et constant crédibilise une petite structure face à des prospects qui comparent plusieurs prestataires.
Bien moins qu'un poste d'accueil
Un mi-temps d'accueil représente un coût complet de plusieurs centaines d'euros par mois. Une permanence externalisée se dimensionne sur votre volume réel d'appels.
Le télésecrétariat médical
Cabinets, praticiens libéraux et maisons de santé constituent le cœur historique du télésecrétariat. Le volume d'appels y est élevé, très concentré sur certaines plages, et incompatible avec la conduite d'une consultation.
Le périmètre couvre la prise et le déplacement de rendez-vous, la gestion des annulations et de la liste d'attente, l'orientation des demandes urgentes selon un protocole défini avec le praticien, et la préparation administrative des dossiers.
Les données de santé relevant de catégories particulières au sens du RGPD, la prestation s'appuie sur un accord de sous-traitance explicite et une clause de confidentialité renforcée.
Comment se met en place la ligne ?
Quatre étapes, et vos appels sont pris en charge.
Définition du protocole
Formule d'accueil, questions de qualification, règles d'escalade et coordonnées de transmission.
Mise en service technique
Renvoi d'appel depuis votre ligne existante ou attribution d'un numéro dédié, selon votre configuration.
Accès à votre agenda
Partage de votre outil de planification pour permettre la prise de rendez-vous en direct.
Ajustement continu
Relecture des comptes rendus les premières semaines pour affiner le protocole et les réponses types.
Ne laissez plus sonner dans le vide
Décrivez-moi votre volume d'appels et vos contraintes horaires, je vous réponds avec une proposition chiffrée sous 24h.
Demander un devis gratuitVoir aussi nos autres services
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Qu'est-ce que le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat est la prise en charge à distance de vos tâches de secrétariat, en particulier l'accueil téléphonique. Une télésecrétaire répond à vos appels sous votre identité, filtre les demandes et transmet les messages selon vos consignes.
Quelle différence entre télésecrétariat et permanence téléphonique ?
La permanence téléphonique se limite à la réception et au filtrage des appels. Le télésecrétariat est plus large : il inclut la prise de rendez-vous, la gestion d'agenda, les courriers et le suivi administratif en plus des appels.
Combien coûte une permanence téléphonique ?
Les formules vont de l'abonnement mensuel avec un quota d'appels inclus à la facturation à l'appel traité. Comptez généralement de 1 à 3 € par appel, ou un forfait mensuel à partir de quelques dizaines d'euros pour un volume réduit.
Mes appelants sauront-ils que c'est externalisé ?
Non. Les appels sont décrochés avec votre formule d'accueil, votre nom commercial et vos consignes de qualification. L'expérience est identique à celle d'un accueil interne.
Le télésecrétariat convient-il au secteur médical ?
Oui, c'est même l'un de ses usages historiques. La prise de rendez-vous patients, la gestion des annulations et l'orientation des urgences relèvent du télésecrétariat médical, avec un cadre de confidentialité renforcé.
Quels horaires de couverture sont possibles ?
La couverture s'adapte à votre activité : plages fixes, débordement aux heures de pointe, pause déjeuner ou congés. Le fuseau GMT+3 de Madagascar recouvre l'intégralité des horaires ouvrés français.