Secrétariat, externalisation, assistanat… ces mots reviennent sans cesse dès qu’on parle de déléguer la gestion administrative d’une entreprise, mais leurs définitions exactes restent souvent floues. Ce lexique fait le point simplement, avec pour chaque terme des liens vers nos pages dédiées si vous voulez creuser le sujet ou passer à l’action.
Secrétariat
Le secrétariat désigne l’ensemble des tâches administratives qui soutiennent le fonctionnement quotidien d’une entreprise, d’une association ou d’un professionnel indépendant : gestion du courrier et des e-mails, prise de rendez-vous, accueil téléphonique, rédaction de documents, classement et archivage. C’est la fonction support par excellence — discrète, mais indispensable au bon fonctionnement de toute structure.
Historiquement assuré en interne, le secrétariat est aujourd’hui de plus en plus souvent externalisé ou confié à une secrétaire freelance, notamment pour les petites structures qui n’ont pas besoin d’un poste à temps plein.
Secrétariat administratif
Le secrétariat administratif est une déclinaison plus spécifique du secrétariat, centrée sur la gestion des documents officiels et des procédures d’une entreprise : suivi des contrats, gestion des dossiers RH de premier niveau, préparation de documents administratifs et réglementaires, relation avec les organismes (URSSAF, impôts, administrations diverses). C’est une compétence clé pour les auto-entrepreneurs et les TPE qui doivent rester en règle sans y consacrer un temps plein.
Externalisation
L’externalisation consiste à confier une fonction de l’entreprise — ici, l’administratif — à un prestataire extérieur plutôt qu’à un salarié interne. Contrairement à l’intérim, il n’y a pas de lien de subordination : le prestataire reste maître de son organisation et facture un résultat ou un temps de travail, pas une présence.
Pour l’administratif, l’externalisation prend généralement la forme d’une assistante virtuelle ou d’une secrétaire indépendante qui prend en charge tout ou partie des tâches de secrétariat, à distance, sur une base horaire, forfaitaire ou ponctuelle.
Pourquoi externaliser plutôt qu’embaucher ? Pas de charges patronales, pas de coûts fixes en période creuse, un démarrage en quelques jours au lieu de plusieurs semaines de recrutement, et une flexibilité totale sur le volume d’heures confié.
Assistanat administratif
L’assistanat administratif regroupe l’ensemble des métiers d’appui à la gestion d’une entreprise : secrétaire, assistante de direction, assistante virtuelle, assistante administrative indépendante. Le point commun : soulager le dirigeant ou l’équipe des tâches chronophages à faible valeur ajoutée directe, pour qu’ils se concentrent sur leur cœur de métier.
En résumé
Ces notions se recoupent largement : le secrétariat est la fonction, l’externalisation est la manière de l’organiser en dehors de l’entreprise, et l’assistanat administratif regroupe les métiers qui l’exercent. Pour passer du concept à la pratique, direction nos fiches dédiées :
